Минуты, потраченные на рутинные и даже бесполезные дела, накапливаются и превращаются в часы бездействия. Отсутствие системности в планировании своей работы удерживает эйчаров и рекрутеров от профессионального развития, а бизнес — от движения вперед.
Вспоминаем советы из книги Марка Фостера «Сделай это завтра» и разбираемся, как они помогут эффективно спланировать рабочее время эйчаров и рекрутеров.
Откладывайте дела на завтра
Старайтесь не выполнять новые задачи в тот же день, когда вы их получили. Это отвлекает вас от текущих дел и снижает продуктивность. Отложив задачу на небольшой срок, вы сможете понять, насколько она важна для того, кто ее поставил, и как ее правильно решить. Возможно, вам вообще не придется ее выполнять и вы сэкономите время.
Как это работает
На сегодня у вас запланировано три интервью, также нужно ответить неподошедшим кандидатам, а заказчик просит вас срочно опубликовать новую вакансию и начать поиск кандидатов.
Отложите публикацию до завтра. Возможно, после проведенных сегодня интервью вы поймете, что один из кандидатов подходит на новую вакансию больше, чем на текущую, и начинать активные поиски необязательно.
Создавайте закрытые списки
В начале дня или накануне запишите все важные дела в один перечень и проведите под ним черту: получится закрытый список, который лучше не дополнять. Так вы сможете оценить свои возможности, выбрать приоритетные задачи и сосредоточиться в первую очередь на них.
Черта в конце закрытого списка — это своеобразный буфер, который ограждает вас от поступающих задач и позволяет спокойно решить их в другой день, перенеся в соответствующий закрытый список.
Как это работает
В вашем списке на сегодня четыре интервью, ответ пяти неподошедшим кандидатам, обработка обратной связи от заказчика по результатам трех собеседований. Только что поступившую задачу с публикацией вакансии перенесите в закрытый список на следующий день. Так задача становится приоритетной в другое время, вы уделяете ей должное внимание. То же самое с текущими задачами: вы не отвлекаетесь от них и не переносите их выполнение, накапливая снежный ком из нереализованных проектов.
Отделите настоящую работу от занятости
Настоящая работа помогает двигаться вперед в бизнесе или профессии. Она требует размышления и планирования, в то время как занятость лишь отодвигает настоящую работу и создает видимость того, что вы что-то делаете. Если забивать все время текучкой и рутинными задачами, можно никогда не сделать то, что продвинет вас сильно вперед. Задачи, которые можно делегировать подчиненному, — это занятость.
Как это работает
Чтобы повысить эффективность своего отдела, HR-директор бросился самостоятельно разбирать резюме и звонить кандидатам. С этими задачами справится и рядовой рекрутер, а руководитель отдела, стремясь повысить его эффективность, должен заниматься более сложными процессами, требующими систематического подхода. Например, можно заняться автоматизацией рутинных действий рекрутеров, чтобы они не тратили на них свое время.
Разбирайте дела правильно
Каждый день выделяйте время, чтобы доделать незавершенную работу. Откладывайте все, что не успеете сделать, в отдельные папки — физические или виртуальные — и убирайте их подальше. Чтобы разобрать их, выделите специальное время в начале или конце дня.
Когда дела в папках закончатся, найдите дело, с которым вы хотите разобраться, и приступайте к нему в первую очередь каждый день.
Как это работает
Сегодня вы получили заявку от нанимающего менеджера и узнали, что другой заказчик хочет посмотреть на этой неделе еще пять резюме. Не бросайтесь сразу же снимать заявку и подбирать подходящие резюме. Отложите все эти дела в отдельную папку, чтобы спокойно завершить все текущие дела. К этим задачам вы сможете вернуться на следующий день.
Разберитесь с ежедневными задачами
Есть задачи, которые надо делать ежедневно. Если не обращать на них внимание, то они накопятся как снежный ком и через год вам надо будет выполнить сразу 365 мелких задач. На это потребуется целый месяц, поэтому лучше расправляться с ними вовремя.
Потратьте на них хотя бы пару минут, но ежедневно — это не займет много времени и не будет вызывать у вас чувство внутреннего сопротивления.
Как это работает
Если вам важно отслеживать новых кандидатов в соцсетях и заниматься нетворкингом (лайкать и комментировать их), то проще и эффективнее тратить на это 15 минут в день во время обеденного перерыва, чем раз в месяц пытаться наверстать все за один день.
Поймите, что тайм-менеджмент других людей — это не ваши проблемы
Даже если вы организовали себе эффективную систему работы с задачами, в какой-то момент вы столкнетесь с тем, что другие люди, вовлеченные в процесс, будут срывать сроки или забывать о договоренностях. Чтобы этого не произошло, нужно заранее напоминать о себе и своих задачах.
Как это работает
Кандидат может забыть про собеседование, опоздать или вовсе не прийти на него. Из-за этого ваши планы и расписание изменятся. Чтобы этого не произошло, настройте в Хантфлоу автоматические SMS-напоминания о собеседовании.
Приоритезируйте задачи
Все входящие задачи можно разделить на три группы:
- то, что требует немедленного реагирования;
- то, что можно выполнить в течение дня;
- то, что можно выполнить завтра.
К первой группе относятся форс-мажорные ситуации и дела, возникающие из-за неправильного планирования и тайм-менеджмента. Нужно стараться не присваивать вашим задачам статус «Немедленно». В идеальной ситуации большинство задач можно накопить и отложить на следующий день. Но если задача требует быстрого решения, лучше создать временной буфер между ее поступлением и тем, как вы за нее возьметесь. Это позволит установить порядок в делах и более осмысленно подойти к решению вопроса.
Как это работает
У коллеги прорвало трубу, он не успевает приехать в офис и просит вас провести интервью, потому что кандидат уже подъезжает. Эта задача, требующая немедленного реагирования.
Коллега не знает, где еще поискать кандидата — все стандартные источники уже изучены, — и просит вас помочь. В этой ситуации не нужно отрываться от дел и бросаться на помощь коллеге. Договоритесь о встрече за чашкой кофе на следующий день, чтобы разобраться с проблемой и совместно найти решение.
Делайте дела по очереди
В любой момент времени нужно заниматься только одной задачей. Переходите к следующему делу только тогда, когда завершите предыдущее. Так вы будете завершать все дела, а ваши закрытые списки будут сокращаться.
Как это работает
Сегодня вы планируете снять заявку по вакансии, разместить объявление на Хедхантере и сформировать оффер кандидату. Делайте все поступательно:
- встретьтесь с нанимающим менеджером, задайте ему уточняющие вопросы по вакансии и поймите, какого кандидата нужно найти;
- когда завершите первую задачу, переходите к публикации вакансии на Хедхантере;
- только когда вакансия уже размещена, переходите к созданию оффера. В Хантфлоу его можно сформировать всего одним кликом — так у вас останется больше времени на следующие задачи.
Выберите самое важное дело
Чтобы фокусироваться на важном, определитесь с приоритетами и записывайте в план задачи, которые помогут вам добиваться целей.
Начинайте день с небольшого действия, которое будет направлено на достижение конкретной цели. Это дело, которым вы будете заниматься ежедневно, до того как начать работать по задачам из списка. Это должно быть одно дело, выполнение которого будет важно для вашего будущего.
Как это работает
Вы планируете профессионально расти и развиваться. Для этого запланируйте участие в профессиональных конференциях, просмотр вебинаров и чтение статей. Если вы этого не сделаете, то с большой вероятностью забудете об этом и вспомните, когда будет уже поздно.
А в начале каждого рабочего дня читайте актуальные статьи про новые инструменты, смотрите небольшие видео, чтобы быть в курсе нововведений, или слушайте подкаст Хантфлоу Инсайт.
