Иногда бывает так, что каждый отдел компании обрастает собственными правилами коммуникации. Маркетологи общаются в телеграме, юристы и бухгалтеры — по электронной почте, разработчики — в Слаке. В итоге происходит путаница, а поиск нужной переписки превращается в сложную задачу.
Если вы ищете единую платформу, чтобы систематизировать общение, то вам поможет эта статья. В ее начале HR-бренд-менеджер LIFE PAY Мария Лисина и редактор блога Talent Rocks Роман Сукманов расскажут, чем корпоративный мессенджер отличается от личного, зачем он нужен и на что обратить внимание при выборе. А еще мы подготовили подборку корпоративных мессенджеров, к которым стоит присмотреться.
Что такое корпоративный мессенджер
Корпоративный мессенджер — это платформа для обмена информацией и общения сотрудников. Он предназначен именно для работы: многие сервисы соответствуют повышенным требованиям безопасности, позволяют ставить и контролировать задачи, проводить конференции, интегрироваться с другими корпоративными инструментами.
Чем отличается от публичных мессенджеров
Переписываться и присылать файлы коллегам можно и в личном мессенджере, но это не всегда удобно. И вот почему:
- Нужно точно знать ник или телефон собеседника.
- Ваше важное сообщение рискует затеряться среди сотен других чатов с новостями, котиками и мемами.
- Когда рабочие коммуникации смешиваются с неформальными, возникают проблемы. Так, коллега может воспринять ваше сообщение как вторжение в личное пространство.
Для чего нужны корпоративные мессенджеры
Поддерживать work-life balance. Когда корпоративные и личные каналы общения разделены, гораздо легче соблюдать баланс между работой и личной жизнью. Рабочий день закончился — сотрудник закрывает корпоративный мессенджер и идет отдыхать.
Как помочь сотрудникам найти баланс между работой и личной жизньюЕсли же все перепутано, то человек будет отвлекаться на корпоративную переписку. Из-за этого возникает эффект постоянного присутствия на работе и выгорание.
Легко находить сотрудников. В корпоративных мессенджерах можно не тратить время на выяснение контакта нужного человека — все сотрудники уже подключены к сети.
Систематизировать потоки информации и договоренности. Удобно, когда все сведения хранятся в одном месте и их можно найти через поиск.
Обеспечивать безопасность. В телеграме легко ошибиться и переслать что-то личное коллегам, просто нажав не на тот чат. А еще аккаунты личных мессенджеров иногда взламывают. Корпоративный мессенджер лучше защищен от случайных контактов и взломов.
Как выбрать корпоративный мессенджер
Вот основные критерии выбора.
Безопасность. Главный критерий безопасности — ограничение доступа посторонних людей к информации в мессенджере. Самый надежный вариант обеспечить безопасность — аутентификация по корпоративной почте. Кроме этого, стоит узнать, поддерживает ли сервис шифрование сообщений и хранение данных на серверах и облаке компании. А также нужно изучить политику мессенджера в плане конфиденциальности и использования пользовательских данных.
Кроссплатформенность. Важно, чтобы сотрудники могли общаться друг с другом не только с компьютера, но и с телефона и планшета. Убедитесь, что у мессенджера есть десктопная версия, а также приложения для телефона под Android и iOS.
Интеграция с другими сервисами. Сотрудники пользуются различными инструментами: CRM-системами, таск-трекерами, сервисами для разработки. Если интегрировать эти инструменты с мессенджером, ваши коллеги избавятся от рутинного переноса информации и смогут сосредоточиться на работе.
Компания-разработчик. Политическая обстановка добавляет проблем:
- зарубежный разработчик может прекратить поддержку мессенджера на российском рынке;
- многие компании не могут оплачивать иностранные сервисы из-за ограничений на международные переводы.
Загрузка и автоматическое обновление справочника сотрудников. Удобно, когда вам не нужно регистрировать каждого сотрудника вручную, а можно подключать их к мессенджеру автоматически.
Создание каналов и групповых чатов. Важно, чтобы сервис позволял разделять рабочие коммуникации по отделам, интересам или проектам. Так будет удобнее доносить информацию до определенной группы сотрудников и хранить все данные по определенной теме в одном месте.
Подборка сервисов
Пачка
Цена: бесплатная версия с ограничением количества сообщений, платная — от 159 ₽ в месяц за пользователя.
Платформы: iOS, Android, MacOS, Windows, Linux, веб-версия.
Страна: Россия.
Корпоративный мессенджер «Пачка» хорошо укреплен в плане безопасности: серверы в России, двухфакторная аутентификация, гибкое управление доступами сотрудников, данные хранятся в защищенном контуре, обмен информации происходит по защищенному каналу.
Помимо стандартных возможностей мессенджера, в Пачке можно ставить задачи вручную или по сообщению. Кроме этого, есть таск-трекер, сортировка чатов по папкам, запись звонков, треды, папка непрочитанных сообщений, сообщение-молния.
Telegram
Цена: есть бесплатная версия. Платная — от 166 ₽ в месяц для одного пользователя.
Платформы: iOS, Android, MacOS, Windows, Linux, веб-версия.
Страна: ОАЭ, Великобритания, Германия.
Это личный мессенджер, но часто его используют как корпоративный, так как он удобный, бесплатный и легкий в использовании. В нем есть сортировка чатов по папкам, подключение ботов, распознавание текста, секретные чаты. Доступны интеграции со многими сервисами: например, Jira, Microsoft Outlook, Trello, Google Диск.
Мессенджер не идеален в плане безопасности: аккаунты могут взломать, легко переслать сообщения из рабочих чатов в нерабочие. Если сотрудник удалит чат, информацию не восстановить.
В телеграм не получится загрузить справочник сотрудников. Вместо этого можно попросить коллег указать реальные имя, фамилию и должность в bio. После чего пригласить все контакты в групповой чат или канал. Но этот метод сложен тем, что многие используют телеграм как личный мессенджер и могут отказаться указывать в нем реальные данные. Плюс, если не забрать права на отправку сообщений у всех присутствующих, в групповом чате или канале неизбежно начнут флудить.
Как Хантфлоу помогает сделать общение рекрутеров с кандидатами в мессенджерах удобнее и быстрее
Рекрутеры — настоящие повелители рабочих чатов и переписок. Через почту они отправляют кандидатам офферы, в мессенджерах приглашают на интервью, в корпоративном сервисе для общения с командой обсуждают с нанимающими менеджерами детали вакансий.
В таком количестве средств коммуникации легко упустить важное сообщение или потерять нужную информацию. А еще нужно тратить время на поиск профиля кандидата в мессенджере, постоянно переключаясь между окнами и забивая телефонную книгу номерами сотен специалистов.
Хантфлоу решил эту проблему. Мы настроили интеграции системы с самыми популярными мессенджерами: Телеграмом, Вотсапом* и Вайбером. Каждый рекрутер может в пару кликов открыть чат с кандидатом и написать ему сообщение прямо из Хантфлоу. В Вотсапе* и Вайбере при этом не потребуется добавлять кандидата в список контактов на телефоне.
Посмотрим на примере Телеграма, как работает интеграция. Если в карточке указан ник или номер телефона специалиста, кликнув на иконку мессенджера, вы перейдет в чат с ним.
Если рекрутер часто использует в общении с кандидатами типовые формулировки, в Хантфлоу можно настроить шаблоны сообщений, которые ускорят рутинное создание писем.
Система умеет работать с переменными, поэтому имя кандидата, название вакансии, дату и время интервью, ссылку на видеовстречу и другую важную информацию не придется вставлять вручную. При выборе конкретного шаблона вместо переменной отобразится информация из Хантфлоу.
*Мессенджер WhatsApp принадлежит Meta — организации, деятельность которой признана экстремистской и запрещена на территории РФ.
VK Teams
Цена: от 77 ₽ в месяц за пользователя. Зависит от длительности подписки, количества пользователей и подключенных сервисов.
Платформы: iOS, Android, MacOS, Windows, Linux, веб-версия.
Страна: Россия.
В VK Teams есть гостевой вход по ссылке без авторизации, чаты, чат-боты, обсуждения, звонки, каналы, задачи и контроль действий пользователя. Можно интегрировать справочник сотрудников и сторонние инструменты.
Безопасность сервиса обеспечивают серверы в России и интеграция с DLP-системами. Для передачи данных в локальной версии приложения используется зашифрованный TLS-канал, для видеозвонков — шифрование end-to-end. Есть возможность установить мессенджер во внутренний контур клиента.
Microsoft Teams
Цена: Есть бесплатная версия. Платная — от 4 $ в месяц за пользователя.
Платформы: iOS, Android, MacOS, Windows, Linux, веб-версия.
Страна: США.
В MS Teams стандартный набор инструментов для корпоративного мессенджера: чаты для локальной сети, команды, звонки. Но нет тредов.
Интеграции MS Teams и сторонних сервисов можно сделать через вебхук и конструктор чат-ботов. При этом бота получится привязать только к одному чату — его нельзя использовать в других местах. Создать интеграцию, которой сможет пользоваться сразу большое количество сотрудников, не удастся.
SaluteJazz
Цена: от 8000 ₽ в год.
Платформы: iOS, Android, MacOS, Windows, Linux, веб-версия.
Страна: Россия.
Корпоративный мессенджер от Сбера с чатами, обменом файлами, звонками между сотрудниками и групповыми видеозвонками. Можно интегрировать сторонние сервисы через ботов или вебхуки.
Сервис позволяет создавать чаты для локальной сети. Можно разместить данные на серверах компании или в облаке на инфраструктуре стороннего провайдера, а также связать мессенджер с системами корпоративной безопасности. Шифрование происходит по протоколам TLS.
TrueConf
Цена: бесплатная версия до 10 пользователей, платная — от 23 000 ₽ в год.
Платформы: iOS, Android, MacOS, Windows, Linux, веб-версия.
Страна: Россия.
Сервис для удаленной работы и видеоконференцсвязи. Есть возможность подключить АТС или облачную телефонию для вызова телефонных абонентов из клиентских приложений. Для гостей есть вход в звонок по ссылке без авторизации.
Все чаты и медиафайлы хранятся внутри корпоративной сети, а видеозвонки шифруются по технологии SVC.
Tada.team
Цена: бесплатная версия до 5 пользователей с неограниченным сроком действия, платная — от 200 ₽ в месяц за одного пользователя.
Платформы: iOS, Android, MacOS, Windows, Linux, веб-версия.
Страна: Россия.
Безопасность мессенджера обеспечивают двухфакторная аутентификация, интеграция с DLP-системами, шифрование данных по протоколу SSL TLS 1.3. Используется механизм SSL-pining для защиты от компрометации системных сертификатов и MITM-атак.
Можно настроить пин-коды для мобильных приложений, черный и белый список файлов для обмена между пользователями. Мессенджер адаптируется под корпоративную политику безопасности и при необходимости устанавливается на серверах клиента.
Amo
Цена: бесплатная версия до 12 пользователей, платная версия — от 990 ₽ в месяц за 24 пользователей при оплате от 6 месяцев.
Платформы: iOS, Android, MacOS, Windows, Linux, веб-версия.
Страна: Россия.
Что стоит знать об этом мессенджере:
- в мессенджер интегрируется справочник сотрудников;
- можно создать ботов через внутренний конструктор;
- API открытое — возможна интеграция со сторонними сервисами;
- удобно переводить голосовые сообщения в текст;
- есть сортировка чатов и каналов по папкам.
- нет видеозвонков, тредов и поиска по файлам.
eXpress
Цена: от 250 ₽ в месяц за пользователя.
Платформы: iOS, Android, MacOS, Windows, Linux, веб-версия.
Страна: Россия.
В eXpress есть гостевой доступ, чаты, звонки, теги и каналы. Можно общаться с пользователями, которые есть в мессенджере, но не относятся к компании.
Много внимания уделено безопасности. Так, аутентификация пользователя возможна через 3 канала, которые не зависят друг от друга: корпоративную учетную запись, СМС, пользовательский пароль. А еще мессенджер фиксирует попытки сделать скриншот, записать экран или скопировать информацию в буфер обмена.
Файлы открываются только внутри мессенджера, без сторонних приложений. Хранение данных осуществляется через криптоконтейнер. Можно удалить данные с клиентских устройств: например, если телефон сотрудника потерялся или сотрудник уволился.
Samoware
Цена: есть бесплатная версия. Платная — от 37 500 ₽ в год на 25 пользователей.
Платформы: iOS, Android, MacOS, Windows, Linux (Ubuntu, Fedora), веб-версия.
Страна: Россия.
Продукт объединяет различные инструменты для работы: мессенджер, почту, календари, телефонию, адресную книгу и систему управления корпоративным контентом. Можно настроить интеграцию с 1С, МойОфис, ONLYOFFICE, Р7-Офис, Bitrix, Dynamics и другими CRM. Есть офлайн-режим.
Compass
Цена: бесплатная версия до 10 пользователей, платная — от 199 ₽ в месяц за пользователя.
Платформы: iOS, Android, MacOS, Windows, Linux (Ubuntu, Fedora), веб-версия.
Страна: Россия.
Стандартный набор возможностей для корпоративного мессенджера: корпоративный чат, комментарии, звонки и каналы, пространства для пользователей, гостевой доступ. К этому всему применяются гибкие настройки доступа. Можно настроить чат-боты.
Яндекс Мессенджер
Цена: от 249 ₽ в месяц за пользователя.
Платформы: iOS, Android, MacOS, Windows, Linux, веб-версия.
Страна: Россия.
В мессенджере Яндекса есть чаты, треды, реакции, общее рабочее пространство команды. Можно расшифровывать аудиосообщения, проводить опросы и подключать ботов.
Справочник сотрудников подтягивается из почты Яндекс 360. Мессенджер работает в закрытом рабочем контуре, можно создавать чаты для локальной сети. Для звонков используется сквозное шифрование. Серверы в РФ, обмен данными и сообщениями происходит по защищенному TLS-каналу.
Р7-Команда
Цена: бесплатная версия до 100 пользователей на 30 дней, платная — от 290 ₽ в месяц за 10 пользователей.
Платформы: iOS, Android, MacOS, Windows, Linux, веб-версия.
Страна: Россия.
У мессенджера есть облачная и настольная версии. Внутри чаты, звонки c возможностью демонстрации экрана, конференции, справочник сотрудников. Централизованное управление настройками своего приложения для каждого пользователя.
Postlink
Цена: по запросу.
Платформы: iOS, Android, MacOS, Windows, Linux, веб-версия.
Страна: Россия.
Интерфейс мессенджера можно изменить под корпоративный стиль компании. Можно обмениваться сообщениями и файлами, проводить аудио- и видеоконференции. Разработчик обещает безопасность коммуникаций, которая обеспечивается алгоритмами шифрования и ключами с различным временем жизни.
Данные о пользователях подтягиваются из внутрикорпоративных сервисов, Active Directory или LDAP. Мессенджер можно интегрировать с CRM-системами и 1С.
Rocket.chat
Цена: бесплатная пробная версия для маленьких команд, платная — 7 $ в месяц за пользователя.
Платформы: iOS, Android, MacOS, Windows, Linux, веб-версия.
Страна: США.
Продукт с открытым исходным кодом, что позволяет гибко настраивать его под нужды компании. Можно развернуть мессенджер для локальной сети, запустить сервис в облаке или в гибридной среде. Есть каналы, звонки, а также триггеры — это автоматические действия, которые инициируются при наступлении определенных событий.
При передаче данных используется сквозное и шифрование end-to-end, двухфакторная аутентификация и белый список IP-адресов.
Zulip
Цена: в бесплатной версии предусмотрено до 5 Гб памяти на сервере, платная — от 6,67 $ в месяц за пользователя.
Платформы: iOS, Android, MacOS, Windows, Linux, веб-версия.
Страна: США.
Корпоративный мессенджер с открытым исходным кодом. Есть стандартные чаты, теги, групповые обсуждения, средства для отслеживания состояния пользователя и офлайн-режим. Можно интегрировать сторонние сервисы: Trac, Nagios, Github, Jenkins, Git, Subversion, Jira, Puppet, RSS, Twitter.
Mattermost
Цена: бесплатная версия для маленьких команд, платная — от 10 $ в месяц за пользователя.
Платформы: iOS, Android, MacOS, Windows, Linux, веб-версия.
Страна: США.
Еще один сервис с открытым исходным кодом: он способен работать как локальный мессенджер внутри корпоративной сети или в облаке. В нем удобно общаться, обмениваться файлами, искать людей, сообщения и файлы в переписках. При необходимости можно настроить интеграцию со сторонними сервисами. Но есть проблема: часть российских клиентов мессенджера отключена из-за санкций.
Discord
Цена: бесплатная версия и платная подписка Nitro — 2,99 $ в месяц за пользователя.
Платформы: iOS, Android, MacOS, Windows, Linux.
Страна: США.
Это игровой мессенджер, который иногда используется как корпоративный. В нем есть чаты, каналы, можно созваниваться с командой и вести трансляции, интегрировать сторонние сервисы. Но обмен данными не шифруется — вашим безопасникам это не понравится.
Упорядочение рабочих переписок — не единственный способ навести порядок в командных процессах, больше успевать и разграничить дела и личную жизнь.
Больше полезных инструментов для продуктивности в Журнале Хантфлоу:
