Если рекрутеры и эйчары стали часто пользоваться Экселем или Гугл Таблицами, значит, пришло время планировать бюджет на следующий год. Чтобы вы не утонули в сложных формулах, гигантских таблицах и замысловатых расчетах, мы провели митап про HR-бюджет.
С экспертами из Ostrovok.ru, Спортмастера и Хантфлоу обсудили, что входит в HR-бюджет, как рассчитать затраты на подбор и понять, от каких трат можно отказаться. Также разобрались в моделях бюджетирования и поговорили про аргументы, которые позволят защитить расходы перед руководством.
Как обосновать затраты на автоматизацию рекрутмента
Удобство рекрутеров — слабый аргумент в пользу покупки инструментов автоматизации. Обосновывать затраты перед бизнесом нужно на языке цифр.
Лучше опираться на сокращение сроков закрытия позиций. В Хантфлоу есть специальные возможности и инструменты, которыми можно влиять на этот показатель.
Аналитика. В Хантфлоу можно отслеживать среднее время нахождения кандидата на каждом этапе воронки. Наша аналитика позволяет выявлять и устранять зависания, которые тормозят подбор. Чтобы обнаруживать и исправлять большие системные ошибки, важно понимать, почему кандидаты не проходят на следующий этап. Это можно сделать, анализируя воронку подбора и причины отказов.
Вовлечение заказчиков в наем. Чтобы подбор был предсказуемым и прозрачным, рекрутеры и нанимающие менеджеры должны работать в едином информационном пространстве. Так заказчики будут видеть всю историю работы по кандидатам, воронку подбора и аналитику, чтобы понимать тенденции рынка.
Автоматизация рутины. Главная задача рекрутеров — искать кандидатов и общаться с ними. Рутину стоит доверить Хантфлоу — времени на важное станет больше.
Что важно учитывать при планировании HR-бюджета
Рассчитайте планируемую нагрузку на команду подбора:
- Соберите заявки на вакансии от заказчиков на следующий год.
- Составьте план подбора.
- Оцените ресурсы команды рекрутмента.
Если в следующем году ожидается значительный рост плана найма, то заложите в бюджет затраты на расширение команды рекрутмента.
Одна из основных статей расходов HR-бюджета — затраты на поиск и привлечение кандидатов. Важно знать, сколько кандидатов приносит канал и до каких этапов доходят специалисты из определенного источника. Эта информация поможет отказаться от бесполезных каналов и перераспределить деньги на более эффективные инструменты поиска.
Правила планирования HR-бюджета
Обычно подготовка HR-бюджета занимает от одного до трех месяцев. Чтобы этот процесс прошел гладко, соблюдайте 3 правила.
Пользуйтесь сценарным планированием. Важно подготовиться к изменениям и планировать затраты с учетом разных событий в компании и мире. Открытие еще одного подразделения, запуск нового продукта, расширения отдела, кризис — все это сценарные условия, которые повлияют на расходы HR-подразделения. Нужно спрогнозировать несколько вариантов развития событий и просчитать возможные траты.
Не экономьте на команде, но знайте, на что расходуются деньги бизнеса. Чтобы эффективно использовать трудовые ресурсы, надо детально понимать траты бизнеса на персонал и уметь оценивать эффективность расходов.
При этом утвержденный бюджет не должен становиться ограничением. Не спешите отказываться от найма, если для нового проекта нужны дополнительные люди, которых нет в плане. Разберитесь в рентабельности задумки и на бизнес-показателях обоснуйте свое решение.
Помогайте руководителям планировать затраты на сотрудников. Итоговый бюджет складывается в том числе из информации от менеджеров о зарплате и других денежных поощрениях сотрудников.
Чтобы руководителям было проще аккумулировать расходы на команду, попросите их заполнить таблицу.
Признаки хорошего HR-бюджета
- Согласованность со стратегией компании. Прежде чем браться за планирование, поговорите с руководителями подразделений об их планах на следующий год. Для этого можно организовать стратегическую сессию с топ-менеджментом.
- Связанность с бизнес-показателями, в том числе с коэффициентом прибыли и валовой выручкой.
- Полнота — учтены все возможные расходы бизнеса на персонал.
- Обоснованность — ясно, откуда взялась каждая цифра бюджета, почему затраты уменьшились или увеличились.
- Прозрачность — руководители понимают логику бюджета.
- Гибкость. Если использовать метод сценарного планирования, сможете быстро реагировать на изменения и корректировать бюджет.
- Удобство. Я веду таблицу в Экселе для каждой статьи расходов, а потом объединяю цифры в общей таблице. Также в Экселе я отслеживаю отклонения от намеченного бюджета и фиксирую их причины. Это помогает вовремя среагировать на проблему и скорректировать траты.
- Достоверность и соответствие учетной политике. Договоритесь с бухгалтерами и другими подразделениями, по каким статьям расходов будете разносить затраты, чтобы их случайно не дублировать. Например, расходы на оплату Хантфлоу вы можете включить в расходы на подбор, а бухгалтерия отнесет их к покупке программного обеспечения.
- Бюджет должен учитывать связь увеличения затрат на персонал с ростом его рентабельности.
Модели бюджетирования
Выбор метода расчета затрат на команду зависит от сферы деятельности компании, количества сотрудников, устройства HR-подразделения и финансового департамента. Для разных статей расходов можно использовать разные подходы к расчету.
Расчет на основе планов и фактов предыдущих лет. При планировании расходов нужно опираться на исторические данные. Это самый простой метод, который подойдет крупным корпорациям и компаниям с небольшими неизменными затратами на сотрудников.
Расчет по сотрудникам. Я часто пользуюсь этим методом:
- Прошу руководителей заполнить таблицу с месячным планом затрат на сотрудников.
- Анализирую внесенные цифры и обсуждаю их с менеджерами.
- Составляю бюджет подразделения на персонал и общий HR-бюджет.
Расчет по организационной структуре. Нужно вычислить доход всех сотрудников и внести его в план на следующий год. Эти же цифры будут ориентиром для расчета расходов на зарплаты новым специалистам. Такой моделью сложно пользоваться, если зарплаты зависят от многих факторов, например, от региональных тарифов или KPI.
Типовые статьи расходов HR-бюджета
Обычно в расходы HR-подразделения включают:
- фонд оплаты труда,
- социальные выплаты,
- страховые взносы,
- социальный пакет,
- траты на подбор и адаптацию сотрудников,
- расходы на оценку и обучение команды,
- компенсации командировок,
- резервы на отпуска,
- оплату услуг провайдеров,
- траты на корпоративные мероприятия.
В бюджет важно заложить все расходы, чтобы денег хватило на все. Подготавливая HR-бюджет, актуализируйте стоимость внешних услуг. Может случиться так, что контрагенты повысят цены и вы выйдете за рамки запланированных трат.
Как подготовиться к защите HR-бюджета
- Проанализируйте получившийся бюджет. Оцените, насколько и почему он вырос относительно предыдущего года. Определите, какие расходы можно сократить, а какие — нельзя.
- Рассчитайте экономические показатели для бизнеса: затраты на одного сотрудника, ROI по проектам, долю затрат на персонал в выручке, плановую среднесписочную численность сотрудников.
- Подготовьте факторный анализ, как может измениться численность сотрудников и затраты.
- Составьте анализ по исполнению бюджета текущего года.
- Подумайте, какие вопросы может задать бизнес, увидев бюджет, и подготовьте на них ответы.
Что делать после защиты бюджета
В новом бюджетном цикле необходимо:
- Быть готовым к корректировке. Иногда изменения приходится вносить в первый день работы по новому бюджету — это нормально.
- Каждый месяц анализировать, как исполняется бюджет, и фиксировать причины отклонения от плана.
- Регулярно узнавать у руководителей, куда движется компания, и оценивать, как это влияет на утвержденный бюджет.
Как сформировать ФОТ рекрутеров
Рассчитайте, сколько вакансий ежемесячно в среднем закрывает один рекрутер. Если у вас несколько команд найма, вычислите показатель для каждой команды.
Затем рассчитайте, сколько нужно рекрутеров, чтобы выполнить план найма на следующий год. Формула будет такой:
(Количество запланированных вакансий + количество замен) / количество вакансий, которые закрывает один рекрутер.
На основе исторических данных и опыта подумайте, как планы найма могут измениться.
Проанализируйте рыночные зарплаты рекрутеров и заложите их в ФОТ с учетом типа оформления сотрудников, валюты выплат и налогов.
Что нужно сделать, формируя затраты на рекрутмент
Решите, от каких затрат можно отказаться. Для этого выявляйте малоэффективные источники подбора, тестируйте новые каналы и перенимайте опыт коллег. Это поможет не слить крупную сумму на бесполезные способы поиска кандидатов.
Синхронизируйтесь с другими отделами. Уточните, какие расходы берут на себя смежные подразделения. Например, отдел HR-бренд-маркетинга может заложить бюджет на продвижение карьерного сайта и ивенты деврелов. В таком случае эти расходы не надо отражать в бюджете рекрутмента, иначе будет задвоение.
Делите общие затраты на рекрутмент между всеми командами подбора. Это поможет точнее рассчитать стоимость найма каждой команды.
Составьте полный список трат. Вспомнить неочевидные расходы помогает EJM, созданная в Miro. Я описала все процессы в рекрутменте, а затем проанализировала, на что мы тратим деньги на каждом этапе.
Как защитить бюджет на рекрутмент
Бюджет формируется на основе потребностей и задач компании, поэтому на защите:
- Обозначьте планы бизнеса.
- Обратите внимание участников на то, сколько рекрутеров нужно, чтобы справиться с планом найма.
- Объясните, какие инструменты потребуются, чтобы закрывать вакансии.
- Предупредите, что некоторые траты не дадут мгновенный эффект. Например, расходы на формирование HR-бренда — это игра «вдолгую», бизнес должен это понимать.
- Подробно расскажите о каждой группе расходов: на подбор сотрудников, развитие HR-бренда, командообразующие инструменты.
Продумайте запасной вариант. Важно понимать, какие расходы вы можете сократить. Иначе это решение примет человек, не погруженный в процессы.
Расскажу по шагам, как рассчитать и защитить бюджет на подбор сотрудников.
Шаг 1: определите, сколько сотрудников нужно нанять в следующем году
Как вычислить общее количество вакансий в следующем году:
- Оцените стратегические планы бизнеса. Например, если компания хочет расти, запросите прогнозное увеличение количества сотрудников.
- Проанализируйте потребность в постоянном и временном персонале на основе данных руководителей подразделений.
- Вычислите среднее количество специалистов, которые ежегодно покидают компанию. Для этого посчитайте количество уволившихся сотрудников за 2–3 года и разделите на количество лет.
Если компания планирует расширяться, нужно заранее посчитать, сколько новых сотрудников необходимо, чтобы справиться с нагрузкой. Для этого важно понимать:
- среднюю производительность сотрудников;
- планируемую эффективность нового подразделения или проекта — например, объем продаж;
- объем задач, который нужно выполнять сотрудникам, чтобы добиться намеченной эффективности.
В ритейле особенно важно оценить потребность во временном персонале. Для этого нужно проанализировать:
- Количество сотрудников, которые обычно отсутствуют из-за больничных.
- Число сотрудников в декрете и тех, кто может в ближайшее время в него уйти.
- Количество специалистов, которых могут призвать в армию.
- Число специалистов, которые нужны в сезонный период, чтобы справиться с возросшим спросом.
Шаг 2: рассчитайте время поиска сотрудников
Чтобы оценить сроки найма, опирайтесь на свой опыт или обращайтесь к коллегам, которые уже искали подобных специалистов. Помните: чем больше времени рекрутер тратит на подбор, тем выше стоимость найма.
Шаг 3: выберите методы и источники поиска
- Оцените, сколько резюме нужно, чтобы закрыть определенную позицию из плана. Ориентируйтесь на исторические данные или опыт коллег.
- Проанализируйте, сколько резюме приносил каждый канал.
- Выделите самые результативные источники, на которые необходим бюджет.
- Заложите ресурсы на тестирование новых каналов.
Шаг 4: определите расходы на рекрутеров или услуги кадровых агентств
Посчитайте, сколько позиций в месяц закрывает каждый рекрутер, и соотнесите это с планируемым объемом найма.
Например, в новом году нужно нанять 150 сотрудников. В команде 2 рекрутера, которые за прошедшие полгода наняли 50 человек. Рассчитаем, сколько позиций в месяц закрывает один рекрутер: 50 сотрудников / 2 рекрутера / 6 месяцев = 4.
Далее нужно понять ежемесячный объем найма в следующем году и оценить, справятся ли с этим ним 2 рекрутера. Если нет, стоит заложить деньги на расширение команды подбора или на услуги подрядчиков.
Шаг 5: вычислите общую стоимость найма
Формула для расчета стоимости найма:
СН = РР + ОА + РБ + ЗР + ПС + 10%.
СН — стоимость найма.
РР — расходы на рекламные объявления о вакансиях.
ОА — оплата услуг агентства.
РБ — реферальный бонус.
ЗР — затраты на зарплату рекрутерам.
ПС — затраты на размещение информации о вакансиях на
специальных сайтах.
10% — косвенные и непредвиденные расходы.
Также заложите дополнительные траты. Среди них могут быть:
- расходы на наем сотрудников, которые облегчат подбор — например, на команду HR-маркетинга;
- затраты на автоматизацию рекрутмента;
- расходы на спецпроекты — например, на работу с выпускниками.
Шаг 6: согласуйте бюджет
На защите опирайтесь на экономическую целесообразность трат. Обращайте внимание бизнеса на то, как расход поможет сократить другие траты или время рекрутеров.
