Отправка писем кандидатам, коллегам и подрядчикам — часть ежедневной рутины рекрутера. Чтобы рутина не отнимала много времени, нужно использовать все возможности почтового клиента.
Рассказываем о скрытых возможностях Gmail.
Готовьте черновики электронных писем в Google Doc
Чтобы обсудить текст электронного письма с коллегами и совместно его отредактировать, создайте черновик прямо в Google Doc:
- Создайте новый документ.
- Введите @.
- Выберите команду Элементы → Черновик электронного письма.
- В документе появятся поля для заполнения:
Чтобы поделиться доступом к документу, нажмите на кнопку в правом верхнем углу.
Когда вы закончите редактировать письмо, кликните на синюю иконку слева от поля, чтобы перенести письмо в папку «Черновики» в Gmail.
Настройте фильтры
С помощью тонких настроек вы можете найти нужные вам письма. Можно отсортировать письма по отправителю и получателю, теме, ключевым словам, размеру вложений, дате отправки или получения.
Нажмите на иконку 
Создайте шаблоны писем
Шаблоны помогают экономить время на отправке однотипных писем — например, отказов кандидатам или рассылок коллегам.
Для начала нужно включить эту опцию в Gmail: Настройки → Все настройки → Расширенные → Шаблоны → Включить.
Теперь нужно создать первый шаблон:
- Создайте новое письмо.
- Напишите текст, который хотите сохранить в качестве шаблона.
- Нажмите на три точки в правом нижнем углу.
- Выберите Шаблоны → Сохранить черновик как шаблон → Сохранить как новый шаблон.
- Название шаблона должно быть таким, каким будет тема письма: оно автоматически подтянется в поле «Тема», когда вы обратитесь к сохраненному шаблону.
- Чтобы вставить шаблон, нажмите три точки в правом нижнем углу и выберите Шаблоны → Вставить шаблон → (Название нужного шаблона).
Создавайте шаблоны писем кандидатам прямо в Хантфлоу
Останавливайте отправку писем
Вы можете отменить отправку письма, которое ушло по ошибке и оказалось незаконченным или написанным с опечаткой.
Выберите период от 5 до 30 секунд, в течение которого отправку можно остановить: Настройки → Все настройки → Общие → Отмена отправки → Промежуток времени для отмены отправки.
Настройте отложенную отправку писем
Если вы пишете письмо среди ночи, но хотите, чтобы адресат получил его в начале рабочего дня, запланируйте отправку на нужную вам дату и время.
- Напишите письмо.
- На кнопке «Отправить» откройте выпадающий список, чтобы выбрать другие параметры отправки.
- Нажмите «Запланировать отправку» и выберите подходящее время.
