Долгая обратная связь и размытые зоны ответственности — все это замедляет подбор сотрудников и мешает рекрутерам эффективно закрывать вакансии. В условиях высокой конкуренции на рынке труда каждая задержка может стоить компании сильного специалиста: сегодня он у вас в воронке, а завтра принимает оффер другой компании.
На онлайн-митапе Хантфлоу руководитель отдела автоматизации Александра Вихарева рассказала о трех типовых проблемах, с которыми сталкиваются рекрутеры при работе с заказчиками. В статье разбираем эти ситуации и показываем, как с ними справиться с помощью автоматизации подбора.
Хантфлоу уже почти 10 лет помогает автоматизировать рекрутинг более чем в 2000 компаний разного масштаба. Система упрощает работу с вакансиями, взаимодействие с заказчиками и помогает устранить слабые места в подборе.
Проблема №1: заказчиков много — приходится тратить время на коммуникацию с каждым
В процессе подбора нередко участвуют не только нанимающие менеджеры, но и технические специалисты, HR BP, ассистенты. У каждого из них могут быть свои задачи: кто-то проводит интервью, кто-то оценивает профессиональные навыки, кто-то следит за тем, подходит ли кандидат корпоративной культуре компании.
Если вся информация о действиях участников и обратной связи не фиксируется в одном месте, рекрутеру приходится вручную восстанавливать картину происходящего: искать, кто уже дал фидбэк, сравнивать комментарии, уточнять статусы. Это занимает время, повышает вероятность ошибок и мешает двигаться по процессу быстро и уверенно.
✅ Решение
В Хантфлоу для каждого кандидата создается карточка, где хранится вся информация по подбору. Это рабочее пространство, доступное всей команде.
В карточке фиксируется:
- Кто и когда проводил интервью
- Какие комментарии были оставлены
- Какие формы обратной связи были заполнены и кем
- Какие действия выполнялись и на каких этапах
Информация отображается в хронологическом порядке и сохраняется в системе, что позволяет в любой момент вернуться к нужному этапу и быстро восстановить контекст.
Как это работает. Карточка кандидата создается, когда рекрутер добавляет резюме специалиста в Хантфлоу.
Если в процессе найма участвуют несколько заказчиков, например технический специалист и нанимающий менеджер, каждый может оставить свой фидбэк прямо в карточке, система сохранит их комментарии и действия. Следующий участник видит уже оставленные комментарии и результаты интервью без необходимости обращаться к перепискам или уточнять детали вручную.
При необходимости важный комментарий можно закрепить в верхней части карточки, чтобы вся команда имела к нему быстрый доступ.
Проблема №2: низкая или слишком высокая вовлеченность заказчика в процесс подбора сотрудников
Александра Вихарева
Руководитель отдела автоматизации Хантфлоу
В Хантфлоу нам регулярно задают один и тот же вопрос: как выстроить четкое и продуктивное взаимодействие с заказчиками. И почти всегда за этим вопросом стоят одни и те же сценарии.
Одни заказчики стремятся участвовать во всем:
- Хотят видеть всех кандидатов
- Комментируют каждый шаг рекрутера
- Присылают своих кандидатов на роль
- Настаивают, кого двигать по воронке быстрее
Другие заказчики, наоборот, отстраняются от процесса и подключаются только на финальном этапе. Как правило, это приводит к большим паузам и долгому ожиданию обратной связи.
Обе крайности мешают выстроить устойчивый процесс подбора: при гипервовлеченности заказчика рекрутер теряет контроль, при недостаточной — страдает скорость принятия решений.
✅ Решение
В Хантфлоу можно пригласить заказчика только на определенные этапы подбора — те, на которых действительно важна его обратная связь. Это, например, этап «Интервью с заказчиком» или «Тестовое задание». В системе рекрутер сам выбирает, кого подключить, на каком этапе и к каким кандидатам.
Такой подход позволяет сохранить контроль над процессом, структурировать взаимодействие и одновременно дать заказчику ровно столько участия, сколько нужно.
Как это работает. Когда рекрутер приглашает заказчика на вакансию, тот получает уведомление и видит:
- Название вакансии и этапы, на которые его подключили
- Кандидатов, находящихся на этих этапах
- Историю взаимодействия с каждым кандидатом: когда добавили, с кем связывались
Когда рекрутер переводит кандидата на этап, куда приглашен и заказчик, заказчику автоматически приходит письмо с уведомлением о новых кандидатах на рассмотрение. Нанимающий менеджер заходит в карточку кандидата, изучает, что было сделано, и может оставить обратную связь в виде свободного комментария или заполненного чек-листа, который заранее настроил рекрутер.
Как только заказчик оставил обратную связь, рекрутер получает уведомление с комментариями и принимает дальнейшее решение по кандидату: продолжать работу или отказать.
❗ Важно
- В Хантфлоу заказчик не управляет процессом подбора. Он не может добавлять, удалять или двигать кандидатов, не может нанимать или отказывать. Все это — зона ответственности рекрутера.
- Приглашая заказчика хотя бы на один этап, рекрутер автоматически открывает ему доступ к аналитике по всей вакансии. Это позволяет «неравнодушным» заказчикам видеть, как идет работа.
- Рекрутеру важно заранее обсудить правила взаимодействия и договориться о формате обратной связи с заказчиками — это сэкономит время и нервы всем участникам процесса.
Проблема №3: заказчик задерживает фидбэк о кандидатах
Наиболее уязвимым местом в подборе часто становится этап «Интервью с заказчиком» — практически в каждой компании он есть, и именно на нем происходят сбои. Назначение встреч, переносы, затянутая обратная связь, путаница в договоренностях — это все может тормозить наем. При этом не всегда понятно, на чьей стороне задержка: рекрутер все сделал, кандидат готов, а от нанимающего менеджера никаких действий.
Если нет прозрачности и фиксации действий, рекрутеру сложно доказать, что кандидат завис не по его вине, а, например, из-за молчания заказчика. Это снижает доверие между рекрутерами и нанимающими менеджерами, не дает наладить конструктивное взаимодействие и приводит к конфликтам.
✅ Решение
Чтобы избежать задержки обратной связи о кандидате, в Хантфлоу предусмотрено сразу несколько решений.
Четкое разделение зон ответственности. Этап «Интервью с заказчиком» в системе делится на две части:
- Проведение интервью — зона ответственности рекрутера. Сюда входят назначение встречи, согласование даты с кандидатом, фиксация факта проведения.
- Фидбэк после интервью — зона ответственности заказчика. Сюда относятся оставление комментария или заполнение заранее подготовленной формы.
Такое разделение позволяет точно определить, на каком этапе возникла пауза: кандидат еще не дошел до интервью или встреча уже состоялась, но заказчик не дал обратную связь.
Уведомление о просрочке обратной связи. Если кандидат находится на этапе дольше, чем положено, Хантфлоу укажет на это. На карточке специалиста появится плашка с предупреждением — например, «Кандидат находится на этапе уже 19 дней при норме в 5». Это видно и рекрутеру, и заказчику, если он приглашен на этот этап.
Напоминание об обратной связи. Хантфлоу сам напомнит заказчику о том, что пора дать обратную связь. Менеджер получит уведомление со списком зависших кандидатов, по которым он еще не ответил. Такие же напоминания получает и рекрутер, чтобы можно было оперативно среагировать.
Возможность упомянуть заказчика в карточке кандидата. Если заказчик не торопится с ответом или фидбэк оказался неполным, рекрутер может прямо в карточке кандидата отметить заказчика в комментарии: уточнить детали, задать дополнительные вопросы или просто напомнить, что ждет решения.
Этот комментарий приходит заказчику на почту. Из письма он может перейти по ссылке прямо в карточку нужного кандидата — без лишних писем и звонков.
Все это помогает рекрутеру закрывать вакансии в срок, а заказчику — не забывать про свои задачи. Каждый видит, на чьей стороне сейчас «мяч» и почему кандидат пока не двигается дальше.
Как только заказчик отправит фидбэк, рекрутер получит уведомление и сможет принять решение: двигать кандидата дальше или отправить в отказ. Все четко, без лишних писем и звонков.
Вся информация о действиях фиксируется в системе, а данные попадают в аналитику. Хантфлоу позволяет оценить:
- Сколько кандидатов было приглашено на этап
- Сколько дошли до этапа
- Сколько получили фидбэк
- Сколько человек зависли и почему
- Сколько отказов по инициативе кандидатов, а сколько — по инициативе заказчика
Александра Вихарева
Руководитель отдела автоматизации Хантфлоу
Разграничение зон ответственности — это только первый шаг. Чтобы сделать процесс по-настоящему эффективным, нужно показать заказчику, как влияют его скорость и участие на результат.
Да, до сих пор многие воспринимают рекрутера как «передатчика резюме» — но времена изменились. Кандидаты теперь выбирают активнее, а задержки на любом этапе могут привести к потере отличного специалиста.
Именно поэтому Хантфлоу дает рекрутеру инструменты, чтобы работать с фактами. Система помогает не только прозрачно выстроить процесс, но и использовать аналитику, чтобы показать заказчику реальную картину: где процесс стопорится и почему.
Поможем наладить эффективную коммуникацию с заказчиками
В статье мы разобрали основные проблемы во взаимодействии рекрутеров с заказчиками. К сожалению, в реальности их гораздо больше — и под каждую из них Хантфлоу предлагает свои инструменты.
Правдивые результаты компаний, внедривших Хантфлоу:
- Рекрутеры ЭкоНивы-АПК экономят два рабочих часа каждый день
- Dodo Brands автоматизировали работу с резюме и быстрее находят кандидатов
- Рекрутеры PERI закрывают вакансии на треть быстрее
Хантфлоу подходит компаниям и с одним рекрутером, и с несколькими отделами подбора. Сохраняйте резюме в единую базу, пишите кандидатам и назначайте собеседования в популярных видеосервисах, не выходя из системы. Более 20 готовых отчетов помогут найти скрытые проблемы в подборе и оценивать его качество.
Хотите увидеть, как это будет работать на практике в вашей компании? Оставьте заявку, и наш эксперт расскажет, как Хантфлоу поможет ускорить наем даже на сложные позиции ⬇️
