Воронка подбора — незаменимый инструмент для работы любого отдела рекрутмента, который позволяет выстроить управляемый и результативный процесс найма.
О том, как работать с воронкой и зачем она нужна, рассказывали спикеры очередного онлайн-митапа Хантфлоу: Галина Дейнекина (руководитель школы по HR-аналитике Deynekina HR&BA) и Валентина Орлова (HRBP в нетмонет).
По традиции делимся с вами видео, презентациями и тезисами выступлений.
О чем расскажем
📥 Презентация выступления Галины Дейнекиной
👉 Как сегментировать данные для воронки
👉 Как использовать воронку, чтобы повысить эффективность найма
👉 Чем прямая воронка отличается от обратной
👉 Как оценивать работу рекрутеров с помощью воронки
👉 Как воронка помогает выбрать самые эффективные каналы
👉 Типичные ошибки при работе с воронкой
📥 Презентация выступления Валентины Орловой
👉 Как устроена аналитика и отчетность в нетмонет
Галина Дейнекина, руководитель школы HR-аналитики, преподаватель ВШЭ и МГИМО
Зачем нужна воронка подбора
Пять задач, в решении которых помогает воронка:
- Выбор оптимальных по срокам и стоимости каналов закрытия вакансии.
- Анализ рынка труда. Воронка отражают ситуацию на рынке, что позволяет проводить анализ по регионам и категориям должностей.
- Повышение эффективности привлечения кандидатов и оптимизация бюджета на подбор.
- Управление этапами подбора.
- Прогнозирование стоимости и сроков найма.
Как сегментировать данные для воронки подбора
Шаг 1: распределить должности по категориям
В компании бывают разные категории должностей, например «рабочие», «специалисты», «линейные руководители», «руководители среднего звена». В отдельные категории иногда выделяют IT-специалистов, сейлзов, ключевой персонал. При классификации можно ориентироваться на распределение должностей в системе оплаты труда.
После группировки должностей вы уже исследуете воронки не по каждой вакансии, а по категориям. Это упрощает аналитику, экономит ресурсы и позволяет заметить тенденции.
Шаг 2: собрать данные
Нужно собрать информацию по выбранным категориям, проанализировав закрытые вакансии. Если исторических данных нет, то необходимо начать их собирать как можно быстрее.
Вы должны определить период анализа данных: неделя, месяц, квартал, полгода, год. Например, в активном массовом подборе часто берут недельный интервал, а при работе с редкими вакансиями можно и год.
Затем формируете таблицу по закрытым вакансиям, которая состоит из следующих столбцов:
- сотрудник — кого наняли в итоге;
- название вакансии;
- категория должности согласно классификации;
- канал закрытия позиции.
Например, таблица может выглядеть так:
Шаг 3: распределить каналы подбора по категориям должностей
Теперь вы можете посчитать, какие каналы внутри каждой категории наиболее эффективны. Все каналы, которые обеспечивают менее 10% закрытий, можно исключить из аналитики.
Каждый оставшийся канал — это отдельная воронка. Например, в категории «Специалисты» будет 3 воронки, потому что «Рекомендации» мы отбросили.
Анализ воронки подбора
Шаг №1: составить список этапов найма
Для примера возьмем воронку категории «Специалист» и канала «hh.ru». Теперь надо расписать, из каких этапов состоит процесс подбора. Например, они могут быть такими:
- отбор резюме,
- первичное телефонное интервью,
- интервью с рекрутером,
- тестирование,
- интервью с руководителем,
- проверка службы безопасности,
- предложение о работе,
- выход на работу.
Шаг №2: рассчитать конверсии
Надо рассчитать, сколько кандидатов было на каждом из этапов, и определить конверсии. Это можно сделать вручную или воспользоваться готовыми данными из рекрутинговой CRM-системы, если она у вас есть.
В итоге должна получиться примерно такая таблица:
Конверсия этапа считается по формуле:
Количество кандидатов на следующем этапе / Количество людей на текущем этапе х 100%
Например, на этап «Первичное телефонное интервью» перешло 69 человек из 120. Конверсия: 69 / 120 х 100% = 58%.
Общая конверсия — самый важный показатель, который отражает эффективность воронки. Для ее расчета нужно взять количество нанятых кандидатов и разделить на общее число резюме в самом верху воронки: 2 / 120 х 100% = 1,7%.
Шаг №3: рассчитать средний срок перехода с этапа на этап
Надо рассчитать, сколько дней в среднем занимает перемещение кандидата с одного этапа на другой. Для этого нужно фиксировать дату каждого перехода по каждому кандидату — Хантфлоу делает это автоматически.
Но сроки движения для разных вакансий могут сильно различаться. Чтобы не учитывать максимальные отклонения, лучше брать не среднеарифметическое значение, а медиану.
В итоге таблица дополняется новым столбцом «Дней до следующего этапа»:
В последней строке «Общая конверсия воронки» указывается среднее количество дней до оффера (32 дня) и средний срок от получения резюме до выхода на работу (36 дней).
Шаг №4: повысить эффективность воронки
Норма общей конверсии — 5%. Если она ниже, то на каких-то этапах есть потери — нужно найти и устранить их. Причем конверсия должна возрастать по мере движения по воронке: наиболее активный отсев ведется на ранних этапах подбора.
В нашей таблице это правило не работает. Так, работодатель сделал 4 оффера, только 2 из которых были приняты — конверсия всего 50%. Значит, надо разбираться с этапом «Предложение о работе» и оценивать привлекательность компании на рынке труда.
Если конверсия падает на этапе «Интервью с руководителем», значит, заказчика не устраивают предлагаемые кандидаты. Надо обсудить с ним эту проблему, уточнить требования и использовать их на более ранних этапах отсева.
Далее необходимо перестроить и заново проанализировать процесс подбора. Если сделать все правильно, то повысится не только общая конверсия, но и скорость движения по этапам найма.
Чем различаются прямая и обратная воронки
Прямая воронка — движение сверху вниз: от получения резюме к выходу на работу. Она нужна, чтобы оценить эффективность процесса подбора.
Обратная воронка — движение снизу вверх. Берем прямую воронку, которую оцениваем как эффективную, переворачиваем и используем ее для прогнозирования. Она позволяет понять, сколько кандидатов нужно на каждом этапе, чтобы гарантированно закрыть вакансию в заданный срок.
По этой обратной воронке видно: чтобы нанять одного сотрудника, нужно провести 11 телефонных интервью
Как оценивать работу рекрутера с помощью воронки
Вы можете оценивать эффективность рекрутеров по их воронкам:
Но сравнивать рекрутеров допустимо только в разрезе одних и тех же категорий должностей. Если один нанимает руководителей, а другой — специалистов, сопоставление будет некорректным.
Как оценивать эффективность каналов с помощью воронки
Анализ конверсий воронок по каждому каналу позволяет выстроить правильную стратегию подбора. Вы видите, какие каналы эффективны, а от чего лучше отказаться.
Ошибки при работе с воронкой
- Ориентироваться только на общую конверсию, а не отслеживать ее на каждом этапе.
- Считать воронку для каждой вакансии при наличии однотипных должностей.
- Не считать стоимость воронки.
- Строить прогноз закрытия на неоптимальной воронке.
Валентина Орлова, HRBP в нетмонет
Зачем нужна HR-аналитика
- Выстроить прозрачную картину найма.
- Работать с ожиданиями заказчика.
- Управлять скоростью найма.
- Работать с качеством кандидатов.
- Улучшать HR-бренд.
Аналитика и еженедельная отчетность в нетмонет
Каждую неделю мы готовим два вида отчетов: воронку и отказы от офферов. Отчет по воронке рекомендую составлять всем, вне зависимости от этапов и процесса найма. Он позволяет делать выводы о трудностях в подборе: без анализа воронки все проблемы будут в слепой зоне.
Эти отчеты предназначены как для HR-отдела, так и для заказчиков. С их помощью мы делаем прогнозы по закрытию вакансий и оцениваем свою работу. А заказчики изучают отчеты, чтобы быть в курсе ситуации в найме и получать ответы на свои вопросы.
На какие метрики мы ориентируемся:
- Время закрытия вакансий.
- Конверсии по переходу кандидатов с этапа на этап.
- Продолжительность нахождения кандидатов на этапах.
- Источники резюме.
Почему аналитика может не работать
Система аналитики не выстроится, если рекрутер:
- не переводит вовремя кандидатов с этапа на этап;
- не следит за обратной связью заказчика;
- не формирует отчеты;
- не заинтересован в формировании прозрачной системы найма.
Команда подбора не всегда понимает важность аналитики. Задача руководителя подбора — донести до рекрутеров ценность прозрачного и управляемого найма. Советую закладывать в рекрутерские KPI корректное ведение отчетности и работу с базой — финансовая ответственность мотивирует.
Кейс с экстренным поиском сейлзов в нетмонет
Бизнес быстро расширялся и поставил задачу команде подбора: срочно нужно 8 сейлзов. Требования к кандидатам были не самыми стандартными: опыт в диджитал, навыки продаж виртуального продукта в B2B. Мы начали собирать воронку, публиковали вакансию, искали резюме, занимались холодным поиском — все как полагается.
С какими проблемами столкнулись:
- кандидаты массово отказывались от общения и пропадали — воронка не двигалась;
- внешние эксперты рекомендовали увеличить вилку;
- агентства просили 3 оклада вперед еще до начала работы с вакансией.
Что мы сделали:
- Провели аналитику рынка: собрали статистику по зарплатным ожиданиям специалистов.
- Скорректировали карту поиска с помощью заказчиков: узнали, где работают релевантные и подходящие под нашу вилку кандидаты.
- Начали звонить кандидатам и пинговать тех, кто пропадает.
- Установили SLA для заказчиков: ограничили время на оценку резюме и фидбэк по кандидатам.
- Доработали систему пробного дня, чтобы потенциальный сотрудник сразу знакомился с будущими коллегами, погружался в детали и атмосферу компании.
- Разработали систему грейдов.
Результат. За 2 месяца — 7 офферов, 1 отказ из-за контроффера, наняли 6 сейлзов. Для оставшихся 2 позиций переформулировали профиль и скорректировали систему мотивации. В итоге сформировали продуктивную компанию сейлзов с разным опытом и компетенциями.
Что дает нам Хантфлоу
Хантфлоу — это база для аналитики, с помощью которой мы:
- оперативно выявляем проблемы подбора;
- даем обратную связь заказчикам, вместе с ними обсуждаем проблемы и придумываем решения;
- улучшаем опыт кандидатов за счет фидбэка и автоматизации;
- нанимаем быстрее и качественнее.
