Согласно опросу, 73% руководителей HR-отделов из 300 опрошенных ощущают симптомы выгорания. Одна из причин — выполнение вручную повторяющихся задач и несогласованность действий нанимающих менеджеров и отдела подбора. Чтобы вы и ваши коллеги не увольнялись из-за выгорания, читайте наши советы.
Выполните всего четыре рекомендации и получите ощутимую пользу для HR-отдела: упорядочьте задачи, сократите рутину и начните работать в удовольствие. Все советы разбираем с опорой на реалии эйчаров на примере одного из сервисов для управления проектами и задачами — Яндекс Трекера.
Совет 1: соберите задачи в одном месте, чтобы не держать все в голове и переписках
37% россиян самым большим источником стресса на работе считают неорганизованность и хаос.
Первый и самый важный шаг к победе над хаосом в HR-процессах — хранение задач и заявок на вакансии в одном месте.
Задачи и заявки на вакансии можно фиксировать где угодно: в ежедневнике, в заметках на компьютере, в экселе. Но удобнее это делать в специальном таск-трекере. В нем можно подключить к поручению заинтересованных коллег, следить за процессом и статусом найма кандидата, прикрепить нужные файлы и увидеть загруженность всей команды.
Совет 2: регламентируйте процессы, а если нет времени на подробные инструкции, начните с чек-листов
В малом и среднем бизнесе HR-специалистам важно заниматься стратегическими делами, но часто все ресурсы направлены на «тушение пожаров». В результате знания теряются, в процессах начинается хаос, а повторяющиеся задачи из раза в раз выполняются с нуля.
Не вините себя за то, что у вас нет времени на написание регламентов и гайдов по процессам. Организуйте работу над текущими задачами так, чтобы знания накапливались. Для этого собирайте всю информацию о задаче в одном месте: это может быть таблица или тред в корпоративном мессенджере. Здесь также подойдут таск-трекеры, например Яндекс Трекер.
Когда из раза в раз нужно выполнять однотипные задачи, сократить время и количество ошибок помогут чек-листы. Фиксируйте необходимые шаги для достижения цели, чтобы ничего не забыть. В будущем эти пункты станут основой для инструкции по процессу.
По словам коммерческого директора Яндекс 360 Романа Королева, чек-листы и ведение задач в карточках, к которым есть доступ у всей команды, — основа для прозрачного и устойчивого кросс-функционального взаимодействия. «Готовые алгоритмы действий, которые всегда под рукой, экономят время, снижают количество ошибок и позволяют быстрее вовлекать новых сотрудников», — добавляет Роман.
Сервис для управления задачами и проектами Яндекс Трекер помогает держать все под контролем, а хаос превращать в прозрачную систему, где все идет по плану. Без сотен писем, разрозненных чатов и таблиц.
✅ Онбординг без суеты. При найме новичка Яндекс Трекер автоматически поставит задачи ответственным: на выдачу техники, доступов и инструктажи. А встроенный чек-лист поможет не забыть важные этапы для качественной адаптации сотрудника
✅ Экономия времени с шаблонами. Если сотрудники часто спрашивают одно и то же, сохраните типовые ответы и вставляйте их в комментарий к задаче в пару кликов
✅ Согласование офферов и документов без писем и напоминаний. Согласования запускаются автоматически: как только кандидат переходит на нужный этап, нанимающий менеджер получает запрос
✅ Справки и отпуска без рутины. Сотрудник отправляет запрос по шаблону, ответственный получает задачу с нужными данными. Все быстро и без лишних уточнений
✅ Абсолютный контроль над процессами. Графики и отчеты показывают, у кого задачи в работе, где просрочки, на что нужно реагировать
Совет 3: автоматизируйте дела, которые съедают время
Тяжело сосредоточиться на делах, когда в списке задач несколько «напомнить», «написать», «изменить статус», «прислать тезисы после встречи». Выполнение мелких рутинных дел отнимает много времени, но требует особого внимания. Даже небольшая невыполненная задача может дорого стоить бизнесу. Так, кандидат, который вовремя не получил фидбэк после интервью, может сделать выбор в пользу компании-конкурента.
Пользуйтесь сервисами-помощниками и изучайте возможности автоматизации в системах, которые уже освоили:
- Не тратьте время на согласование с кандидатами времени интервью, а подключите сервис, где специалист может забронировать удобный слот
- Не пишите саммари онлайн-встречи или интервью самостоятельно, а доверьте выделение главного tl;dv, Яндекс Телемосту или Otter.ai
- Выбирайте таск-трекеры, почтовые клиенты и корпоративные мессенджеры, где можно создавать шаблоны. Например, в Яндекс Трекере можно использовать образцы писем и задач, а также настраивать триггеры — действия, которые совершаются при наступлении определенных условий. Например, чтобы не ставить задачу отделу КДП на оформление нового сотрудника, можно настроить триггер. Тогда система автоматически создаст заявку, когда эйчар переведет задачу по вакансии в статус «Оффер принят»
Совет 4: оценивайте нагрузку каждого специалиста HR-отдела и выявляйте узкие места
«Если эйчар долго обрабатывает отклики кандидатов, не успевает согласовывать документы и сталкивается с недовольством нанимающих менеджеров, это говорит о перегрузке», — отмечает коммерческий директор Яндекс 360 Роман Королев.
Хаос будет копиться, если не менять подходы к работе. Для этого важно понять, что идет не так. Каждый квартал проводите ревизию процессов и нагрузки всех специалистов HR-отдела:
- Сколько задач и вакансий закрыл каждый сотрудник и есть ли дисбаланс в загруженности
- Где чаще всего случаются просрочки и зависания
- Есть ли повторяющиеся проблемы, например в коммуникации с заказчиками
- Есть ли процессы, которые можно сократить, упростить или автоматизировать
Сбор данных для ревизии может занимать больше времени, чем сама оценка. Поэтому удобнее пользоваться сервисами для управления задачами, где помимо хранения карточек обычно встроены инструменты аналитики. На одном экране вы можете отслеживать загруженность и прогресс HR-отдела.
Вместо того чтобы «успевать все», нужно смотреть шире: какие задачи можно автоматизировать, где нужна систематизация, а где — перераспределение нагрузки. Такой подход — залог создания вовлеченной и эффективной команды.
Роман Королев,
коммерческий директор Яндекс 360
Сервисы для управления задачами уже стали одним из ключевых инструментов руководителей. Они помогают прогнозировать потенциальные кризисные ситуации и вовремя реагировать на них.
Дашборды показывают, сколько задач выполнено и кем, что зависло. Источник: Яндекс Трекер
Порядок в процессах помогает поддерживать продуктивность и здоровую атмосферу в команде. Внедрите хотя бы одну из наших рекомендаций уже сегодня, и вы увидите, что работать стало проще.
