У специалистов по КДП столько работы, что создание должностных инструкций может казаться бессмысленной тратой времени. Однако подробно составленный документ поможет компании определить обязанности сотрудника и защититься в суде в случае спора.
О том, зачем составлять должностные инструкции, поговорили с экс-руководителем отдела кадров Ситибанка и основателем онлайн-школы Эксперт-кадровик Ольгой Смирновой. Ольга рассказала, как составить должностную инструкцию, а также каких ошибок стоит избегать.
Ольга Смирнова, эксперт по трудовому праву и кадровому учету, основатель онлайн-школы Эксперт-кадровик
Что такое должностная инструкция
В Трудовом кодексе нет определения, что такое должностная инструкция. Но опираясь на содержание и роль документа, можно дать ему следующее объяснение:
Должностная инструкция — это документ, который регулирует ожидания работодателя от сотрудника на определенной должности.
Называть должностную инструкцию можно по-разному — например, должностной регламент. Но я не вижу смысла в креативе. Если у вас налажен процесс ознакомления новичков с должностными инструкциями, лучше оставить привычное для всех название документа. В первый рабочий день специалист и так испытывает стресс, не стоит пугать его новыми документами.
Зачем нужна
Договориться с сотрудником о его должностных обязанностях
От специалиста на одной и той же должности в разных компаниях ждут разного. Чтобы сотрудник понимал, какие задачи ему предстоит выполнять, стоит детально прописать их в должностной инструкции и ознакомить специалиста с текстом.
Закрепить элементы системы мотивации
В разделе должностной инструкции о правах работника можно закрепить его право проявлять инициативу, предлагать нестандартные решения задач, внедрять в работу сервисы для автоматизации. С выполнением этих функций можно связать KPI и материальное поощрение.
Закрепить портрет специалиста на должности
В должностной инструкции следует прописать, какие требования вы предъявляете к сотруднику на конкретной позиции. Это, например, уровень и специализация образования, опыт работы в определенной сфере.
Четкие требования помогут обезопасить компанию от проигрышей в судах по искам кандидатов, которые решат оспорить отказ в приеме на работу. Кроме того, этот раздел будет ориентиром для рекрутеров при поиске сотрудников.
Защитить ценных специалистов от сокращения
Согласно части 1 статьи 179 ТК РФ при сокращении численности или штата сотрудников преимущественное право на сохранение рабочего места имеют работники с более высокой производительностью труда и квалификацией. Если эти параметры у специалистов одинаковые, работодатель должен оставить человека с определенными личными обстоятельствами. Например, преимущественное право на сохранение работы имеют семейные сотрудники с двумя и более иждивенцами.
Если в должностной инструкции подробно не описаны требования к квалификации работника, то при сокращении оценку нужно проводить по личным обстоятельствам. Тогда на работе может остаться не самый эффективный специалист.
Определить, какую вакантную должность можно предложить сотруднику при сокращении
Согласно части 1 статьи 180 ТК РФ при сокращении численности или штата сотрудников работодатель должен предложить специалисту другую вакантную должность, на которой сотрудник сможет работать с учетом состояния здоровья и квалификации. Определить, подходит ли квалификация специалиста для конкретной позиции, можно с помощью должностной инструкции.
Защититься в суде
Если сотрудник считает, что его незаконно уволили из-за невыполнения должностных обязанностей, подробно составленная должностная инструкция поможет компании доказать пул задач специалиста.
Обосновать расходы на доплату сотруднику к окладу
Если компания решила расширить перечень должностных обязанности специалиста с надбавкой к окладу, внесение новых задач в должностную инструкцию поможет бухгалтерии обосновать расходы на доплату.
В каких случаях обязательна
По общему правилу должностная инструкция — необязательный документ.
Однако в некоторых сферах для определенных должностей работодатель обязан составлять этот документ. Это, например:
- государственные гражданские служащие (часть 1 статьи 47 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации»);
- муниципальные служащие (часть 1 статьи 12 Федерального закона «О муниципальной службе в Российской Федерации»);
- военнослужащие (статья 24 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации);
- частные детективы и охранники (часть 2 статьи 12.1 Закона РФ «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации»);
- сотрудники физической защиты структурных подразделений ядерного объекта (пункт 105 Требований к системам физической защиты ядерных материалов, ядерных установок и пунктов хранения ядерных материалов).
Кто разрабатывает
Разработкой должностных инструкций должны заниматься специалист по КДП, эйчар и руководитель сотрудника.
Если сотруднику интересно поучаствовать в разработке должностной инструкции для себя, попросите его помочь. Но важно презентовать такую занятость как проектную и, если у специалиста нет времени на это, не нужно настаивать.
Виды
Существует 2 вида должностных инструкций — индивидуальные и типовые.
Типовая должностная инструкция создается для нескольких специалистов на одной должности. Например, в компании есть 3 менеджера по продажам и все они выполняют одинаковые задачи. В таком случае имеет смысл создать единую неперсонифицированную должностную инструкцию для этой позиции. Специалисты, которые работают на этой должности, должны получать одинаковый оклад.
Индивидуальная должностная инструкция нужна, если сотрудники на одной должности выполняют разные обязанности. Например, из трех менеджеров по продажам первый работает только с северными регионами, второй — с южными, а третий — с Уральским округом. В тексте такой инструкции обычно зафиксированы ФИО работника, который должен выполнять задачи. Сотрудники на одной должности с разными задачами могут иметь разные оклады.
Что должно быть в должностной инструкции
- Общие положения:
- к какому грейду и подразделению относится должность, для которой составлена инструкция;
- кто может назначить и уволить сотрудника;
- каких специалистов может заменять сотрудник;
- какой документ регулирует график работы специалиста.
- Требования к квалификации работника на должности:
- уровень и специализация образования;
- опыт работы;
- знания и навыки, необходимые для занятия должности.
- Обязанности сотрудника на должности.
- Права сотрудника. В этом разделе можно предусмотреть пункт с результатами, за которые сотруднику положено материальное поощрение.
- Ответственность сотрудника за невыполнение должностных обязанностей — за что можно назначить сотруднику дисциплинарное взыскание и какое.
- Порядок взаимодействия — чьи поручения должен выполнять специалист, с кем и зачем взаимодействовать по работе.
Как сформулировать обязанности и требования к специалисту в должностной инструкции
В первую очередь нужно создать должностные инструкции для сотрудников подразделения, где есть хаос в процессах и перемешаны зоны ответственности. Чтобы логично и конкретно сформулировать блок с обязанностями, соблюдайте 5 правил:
- Попросите сотрудников в течение месяца записывать все задачи, которыми они занимаются каждый день, с затраченным временем. Это поможет закрепить в должностной инструкции реальные обязанности, которые выполняют специалисты.
- Если на должности работает несколько специалистов, сравните их задачи и решите, какие должностные инструкции имеет смысл составлять — типовые или индивидуальные.
- Обсудите с руководителем сотрудников его ожидания от работы специалистов.
- Не злоупотребляйте формулировкой «выполнять другие обязанности по заданию руководителя». Важно, чтобы ваши поручения охватывались содержанием деятельности сотрудника. Поэтому просить юриста собирать новогодние подарки детям работников незаконно, и в случае спора суд, скорее всего, встанет на сторону специалиста.
Если выполнение работы связано с предоставлением государственных компенсаций и льгот, наименование должности и квалификационные требования к ней должны соответствовать положениям, указанным в квалификационных справочниках или профессиональных стандартах.
Например, работа сварщиком дает право на льготную пенсию. В таком случае у специалиста должно быть соответствующее наименование позиции в должностной инструкции, а также указаны требования к квалификации из профстандарта.
Как оформить в соответствии с ГОСТом
Правил, как оформить должностную инструкцию, в законах нет. Поэтому компания может придать документу любой вид или воспользоваться правилами, закрепленными в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Правила ГОСТа, которые можно использовать для оформления текста документа:
- шрифт — 12–14 кегль;
- абзацный отступ — 1,25 см;
- 1–1,5 межстрочный интервал.
Также можно учесть правила, касающиеся оформления титульного листа должностной инструкции:
- Название компании должно соответствовать наименованию юридического лица. Под названием компании в скобках нужно указать сокращенное наименование, если оно предусмотрено уставом.
- Под названием организации следует указать вид документа — должностная инструкция.
- Если на титульном листе указан юридический адрес компании, место издания должностной инструкции можно не указывать.
- Указать дату утверждения и номер документа. В ГОСТе требование о регистрационном номере касается входящих документов, но и в должностной инструкции он тоже необходим, чтобы сослаться на нее, например, в трудовом договоре. Реквизит представляет собой порядковый номер документа, по желанию дополняется цифровым или буквенным кодом, если они используются в компании.
- Поставить гриф утверждения в правом верхнем углу титульного листа. Реквизит должен содержать:
- слово «УТВЕРЖДАЮ»;
- наименование должности сотрудника, утвердившего документ;
- подпись и ФИО сотрудника, утвердившего документ;
- дата утверждения документа.
Как утвердить
Как правило, локальные нормативные акты, в том числе должностные инструкции, утверждает единоличный исполнительный орган компании, например генеральный директор или президент. Он может по доверенности передать эту функцию другому сотруднику, например руководителю HR-департамента, если это право не ограничено в уставе организации.
Также в уставе может быть закреплено, что трудовые отношения находятся в ведении коллегиального исполнительного органа, например совета директоров. Тогда утверждать должностные инструкции будет председатель этого органа.
Как ознакомить сотрудника
Ознакомление специалиста с должностной инструкцией должно подтверждаться подписью. Если должностная инструкция индивидуальная, работник ставит подпись в конце документа.
Если должностная инструкция типовая, сотрудник может подписать лист ознакомления. В нем важно указать название и дату издания документа, с которым ознакомлен сотрудник, а затем попросить специалиста поставить подпись в таблице:
Новичка необходимо ознакомить с должностной инструкцией до подписания трудового договора. Это поможет работодателю защититься в суде, если он уволит сотрудника за невыполнение обязанностей, а тот захочет оспорить решение, так как сочтет, что просьбы работодателя он выполнять не обязан.
Зафиксировать ознакомление работника с должностной инструкцией до подписания трудового договора можно в ознакомительном листе или графе «Ознакомлен» в конце должностной инструкции. В текст достаточно включить фразу: «С должностной инструкцией ознакомлен до момента подписания трудового договора».
Как вносить изменения
Порядок изменения должностной инструкции зависит от двух факторов:
- Как был утвержден документ: как отдельный локальный нормативный акт или как приложение к трудовому договору.
- Изменится ли трудовая функция работника — позиция сотрудника и задачи, которые специалист должен выполнять.
Если из-за изменения организационных или технологических условий труда условия трудового договора не могут быть сохранены, работодатель имеет право изменить текст должностной инструкции в одностороннем порядке. О планируемых изменениях и их причинах нужно уведомить специалиста в письменной форме за 2 месяца.
Например, у московского завода закрылся филиал в Челябинске, и теперь слесари из Москвы должны выполнять часть работы, которую выполняли их коллеги из Челябинска. Из-за этого специалистам изменили систему оплаты труда: ранее они получали только оклад, а теперь им положена премия за перевыполнение плана.
В данном случае произошли изменения в организационной структуре предприятия с перераспределением нагрузки, вследствие чего изменилась система оплаты труда. Это является организационным изменением, а значит, работодатель может без согласия работников изменить их должностные инструкции и расширить перечень обязанностей.
Другие примеры организационных и технологический изменений условий труда названы в докладе Федеральной службы по труду и занятости.
Распространенные ошибки
- Не писать никакие должностные инструкции. Если у вас нет времени составлять уникальный документ под конкретную должность, используйте шаблонную должностную инструкцию, образец которой можно найти в справочных правовых системах, например в Консультант Плюсе или Гаранте. Но важно критически оценить документ, убрать из него неактуальные пункты и добавить недостающие.
- Использовать абстрактные формулировки. Чем более конкретно будут описаны права и обязанности сотрудника, тем легче будет применять должностную инструкцию и использовать для защиты в суде. Также важно избегать размытых формулировок и канцелярита, иначе документ будет непонятен сотрудникам.
- Доверять утверждение должностных инструкций человеку, который не имеет на это права. Если сотрудник обратится в суд и вы сошлетесь на такую должностную инструкцию, сторона истца может заметить нарушение, и тогда документ утратит юридическую силу.
- Не пересматривать документ минимум раз в год. Процессы и цели компании меняются, поэтому важно актуализировать должностную инструкцию.
Выводы
- Должностная инструкция определяет ожидания работодателя от специалиста на позиции. Как правило, это не обязательный документ, однако он помогает четко обозначить задачи сотрудника, закрепить систему мотивации и защититься в суде в случае спора.
- Разделы должностной инструкции:
- общие положения,
- требования к квалификации специалиста,
- обязанности сотрудника,
- права сотрудника,
- ответственность специалиста,
- порядок взаимодействия.
- С осторожностью используйте формулировку «выполнять иные поручения руководителя» в разделе об обязанностях работника. Важно, чтобы поручения были связаны с сутью работы сотрудника.
- Если используете должностную инструкцию, образец которой скачали из справочной правовой системы, адаптируйте текст под должность.
- Новичков необходимо ознакамливать с должностной инструкцией до подписания трудового договора.
- Если изменения должностной инструкции касаются корректировки трудовой функции, необходимо согласие сотрудника на изменения.
- Максимально конкретно формулируйте текст должностной инструкции, не используйте канцелярит. Тогда документ будет понятным сотрудникам и полезным в суде.
