Что такое аутсорсинг персонала и когда он нужен

Аутсорсинг персонала — это передача функций по подбору, оформлению и управлению сотрудниками сторонней организации.

По данным исследования АЧАЗ и MAGRAM Market Research, в 2022 году российский рынок услуг по аутсорсингу персонала стал расти. Разбираемся, почему такой формат работы со специалистами привлекает бизнес и как использовать аутсорсинг персонала с минимальными рисками.

Что такое аутсорсинг персонала

Аутсорсинг персонала — это когда компания передает часть операционных задач или функций внешнему подрядчику, например для найма курьеров, клинеров, охраны, линейного персонала на складах и в рознице, промоутеров, техподдержки.

Проще говоря, компания не нанимает людей в штат, а договаривается с подрядчиком: «Вы берете на себя все: поиск, оформление, контроль, зарплату. Нам важно, чтобы задачи выполнялись, а люди были на местах». Формально сотрудники находятся в штате у подрядчика, но работают на клиента.

Зачем нужен аутсорсинг персонала

Если компания масштабируется, открывает филиалы или запускает масштабные ивенты, ей важно быстро и без проволочек набирать людей. Аутсорсинг позволяет это сделать.

Например, ретейл-компания открывает 15 новых точек в регионах. В каждой нужен продавец, охранник и уборщик. Если делать это силами внутреннего рекрутера, процесс займет месяцы. Нужно опубликовать вакансии, обзвонить кандидатов, провести собеседования, а если кто-то уйдет, начинать по новой.

Применяя аутсорсинг, компания заключает договор с подрядчиком, и в оговоренную дату на всех точках появляются нужные люди. Подрядчик берет на себя наем, замену, учет часов, расчет зарплат — все в рамках одной услуги. Это удобно, особенно когда надо быстро закрыть задачи.

Аутсорсинг также помогает:

• Снижать нагрузку на штатных HR. Когда у рекрутера 10 срочных вакансий, он не тратит время на наем неквалифицированного персонала, эта задача делегируется, а у специалиста по подбору появляется время работу с точечным наймом
  
• Оптимизировать налоги и отчетность. Сотрудники числятся у подрядчика, и клиенту не нужно вести их как штат
  
• Управлять сезонной нагрузкой. Например, летом требуется больше курьеров, а зимой — фасовщиков. Аутсорсинг позволяет гибко регулировать численность без постоянных наймов и увольнений внутри

Чем аутсорсинг отличается от аутстаффинга

• В аутсорсинге клиент заказывает результат, например: «Мне нужны 20 фасовщиков»
  
• В аутстаффинге заказывает конкретных людей, допустим: «Оформите ко мне вот этих трех разработчиков»

Например, IT-компания нашла нужных фронтенд-разработчиков, но не может оформить их к себе из-за внутреннего лимита. Тогда она просит подрядчика официально трудоустроить этих людей. Оформление и выплата окладов на подрядчике, но разработчики находятся в офисе заказчика и получают задачи от тимлида проекта.

Виды кадрового аутсорсинга

Аутсорсинг рабочего персонала

Самый популярный формат. Чаще всего это фасовщики, грузчики, клинеры, охранники, курьеры, кассиры и другие роли, где важно выполнение типовых задач по графику.

Кому подойдет: компаниям с потоковыми рутинными задачами или при необходимости быстро масштабироваться. Например, логистическая компания готовится к «черной пятнице», нужны десятки упаковщиков на склад, но только на две недели.

Плюсы:

• Нет необходимости тратить время на массовый подбор
  
• Не нужно вникать в графики, переработки, больничные
  
• Можно легко менять количество людей под задачи

Аутсорсинг специалистов

Бывает, что нужно делегировать экспертную функцию, например бухгалтерию, техподдержку, рекрутинг, маркетинг.

Кому подойдет: если компании невыгодно оформлять человека в штат или нужен узкий специалист, которого трудно найти и удержать.

Например, ИП передает внешнему специалисту всю работу по бухгалтерии, потому что у него нет нужного объема задач, чтобы оправдать ставку бухгалтера на фултайм. Так подрядчик закрывает все нужные функции: отчетность, налоговый календарь, взаимодействие с банками.

Плюсы:

• Экспертиза под ключ без затрат на наем
  
• Нет необходимости следить за обучением и сертификацией специалиста
  
• Поменять исполнителя проще, чем расстаться с неподходящим сотрудником

3акрытие временной вакансии

Когда сотрудник уходит в отпуск, декрет или на долгий больничный, а задачи на его позиции нельзя заморозить, то компании берут временную замену. Это называется «временный персонал» или «временный аутсорсинг».

Кому подойдет: малому бизнесу, где нет «лишних рук‎» подхватить другие задачи.‎ 

Плюсы:

• Быстрый поиск специалиста с нужными навыками
  
• После выхода основного специалиста перевод временного сотрудника на стороне подрядчика
  
• Быстрое закрытие задачи без затрат на наем. Все вопросы по подбору решает подрядчик

Как внедрить аутсорсинг персонала

Без системного подхода будет хаос: сотрудники подрядчика не поймут, чего от них ждут, а внутренние команды будут теряться при взаимодействии с новичком. Чтобы этого избежать, важно пройти несколько ключевых этапов.

Шаг 1: определите, какие задачи передадите сотрудникам подрядчика

Нужно четко сформулировать, какие функции передаются, на какой срок, с какими KPI. Чем точнее формулировка, тем выше шанс, что подрядчик выполнит задачу качественно.

Например, компания хочет отдать на аутсорсинг работу курьеров. Нужно зафиксировать:

• Сколько доставок в день они должны делать
• По какому графику работают
• С какой зоной покрытия
• Кто отвечает за выдачу заказов
• В какой системе фиксируются статусы

Шаг 2: выберите подрядчика и формат взаимодействия

Важно понять: есть ли у подрядчика опыт в нужной сфере, какие гарантии он дает, как будет организовано взаимодействие. Подрядчик — это партнер бизнеса, а не просто поставщик людей.

Четыре аспекта, на которые стоит обратить внимание при выборе подрядчика:

• Репутация и опыт. Хорошие подрядчики не скрывают кейсы и могут рассказать, с какими клиентами работали. Можно попросить рекомендации, посмотреть, как они масштабируются, есть ли офисы в нужных регионах
• Юридическая прозрачность. Все должно быть чисто: белые зарплаты сотрудникам, оформление по ТК РФ, уплата налогов, подтвержденная отчетность. Это важно, чтобы не допустить юридических и репутационных рисков
• Уровень сервиса. Проверьте, как быстро реагируют на замену сотрудника, есть ли менеджер проекта, как выстроена коммуникация и есть ли внутреннее обучение персонала. Хорошие подрядчики думают о количестве людей и качестве их работы 
• Гибкость и готовность к диалогу. Важен не только договор. Обратите внимание, насколько подрядчик понимает бизнес-задачи. Готов ли он адаптироваться, идти навстречу, оперативно разрешать нестандартные ситуации

Шаг 3: уточните правовые и финансовые аспекты

Подрядчик должен брать на себя:

• Официальное оформление сотрудников
  
• Соблюдение ТК РФ при работе
  
• Выплаты по налогам и страховым взносам
  
• Расчеты с персоналом

Важно зафиксировать это в договоре, чтобы избежать рисков и вопросов проверяющих органов.

Шаг 4: настройте внутренние процессы

На этом этапе чаще всего могут быть пробелы: сотрудники подрядчика приходят и не понимают, кто ими управляет, контролирует задачи и передает информацию.

Нужно заранее:

• Назначить ответственного со стороны компании
  
• Обозначить контактных лиц со стороны подрядчика
  
• Договориться о системе отчетности: что, кому и когда передается

Шаг 5: протестируйте формат

Хорошая практика — запустить пилот. Можно взять один участок, регион или команду и посмотреть, как работает: что удобно, что не устраивает, где сотрудники теряются. И только после этого масштабировать формат.

Преимущества и риски аутсорсинга персонала

Преимущества аутсорсинга персонала	Риски аутсорсинга персонала
Когда бизнес растет, быстрое закрытие вакансий становится критически важным. Аутсорсинг решает эту задачу через сеть подрядчиков и заранее выстроенные процессы.	Если процессы не выстроены, может возникнуть ощущение, что люди работают «сами по себе»: снижается вовлеченность, сложнее управлять качеством. Поэтому важно назначать ответственного менеджера со стороны клиента и регулярно собирать обратную связь от линейных руководителей.
Внутренняя HR-функция фокусируются на стратегических задачах: EVP, адаптация, вовлеченность, аналитика, а не на рутине найма.	Если подрядчик экономит на обучении, плохо отслеживает дисциплину, клиент получает жалобы. Это напрямую влияет на бренд. Поэтому стоит тщательно проверять подрядчиков, тестировать на пилотных запусках, включать пункты о материальной ответственности в договор.
Все оформление, налоги, документы на подрядчике. Если он работает в белую, то риски по Трудовому кодексу и проверкам минимальны.	Сотрудники, которые формально не числятся в компании, могут напрямую контактировать с клиентами заказчика аутсорса, но потребители не будут разбираться, кто у кого в штате. Все, что они видят, это лицо бренда заказчика. Поэтому важно включить в договор требования к внешнему виду специалистов, скриптам, формату общения.
Нет нагрузки на фонд оплаты труда, штатное расписание и обязательства перед сотрудником на долгий срок. Это особенно актуально для сфер с сезонностью и ивент-индустрии.	Если в одном офисе работают «штатные» и «аутсорс», может появиться напряжение: разные бонусы, условия, информация, особенно если они делают одну и ту же работу. Стоит заранее выстраивать внутреннюю коммуникацию, обозначать роли, объяснять формат.
Если кто-то не вышел, заболел или оказался неэффективным, подрядчик организует замену. Это позволяет избежать просадок в операционной работе.

Аутсорсинг персонала помогает бизнесу закрывать вакансии быстро, но при этом повышаются риски: сложно отследить, как идет подбор, кто из подрядчиков справляется, а где подводят сроки и качество.

Хантфлоу помогает поддерживать порядок в найме и справляться с закрытием позиций быстрее. Платформа автоматизирует процессы подбора: сбор заявок на вакансии, контроль этапов найма, аналитику и коммуникацию с бизнес-заказчиками.