На первый взгляд, хранить резюме в Excel просто и удобно: создаешь таблицу, вносишь кандидатов — и готово. Но если она становится основным инструментом рекрутера, о быстром и качественном найме можно забыть.
Разберемся, почему Excel не справляется с современными задачами рекрутинга и какие есть более эффективные альтернативы.
Таблица замедляет работу с кандидатами
База резюме — это динамичная, постоянно обновляемая система: чем больше открывается вакансий, тем больше новых людей в базе.
Со временем таблица Excel превращается в бесконечный список контактов. Найти в таком нужного человека — не быстро: как минимум для этого придется пролистать десятки строк и листов, расставить нужные фильтры.
❌ Главная проблема: сначала поиск занимает минуты, а потом — часы. В современном рекрутменте каждая секунда на счету. Пока рекрутеры вручную обновляют и ищут данные, кандидаты уже получают офферы от конкурентов и уходят.
Невозможно отследить этапы и прогресс по вакансиям
В подборе важна прозрачность каждого шага — от интервью до согласования с нанимающим руководителем. И рекрутер, и бизнес-заказчик должны четко видеть, на каком этапе находится кандидат, чтобы вовремя предпринять меры, если, к примеру, он где-то застрял.
❌ Главная проблема: в Excel движение кандидатов по этапам приходится фиксировать вручную — и быстро реагировать на форс-мажоры становится практически невозможно.
В таблице появляются дубли и путаница
Когда кандидат откликнулся на несколько вакансий или с базой работают разные рекрутеры, в Excel неизбежно возникают дублирующиеся строки. Каждый рекрутер может создать свою копию резюме или внести обновления в разных местах, не зная о действиях коллег.
К тому же в Excel история общения не сохраняется. Нельзя быстро понять, кто, когда и о чем уже писал кандидату. Это мешает вести диалог, теряется контекст, а иногда и сам кандидат.
❌ Главная проблема: дубли приводят к путанице. Сложно понять, какой статус актуален, где находится кандидат и кто отвечает за коммуникацию.
Нельзя улучшать процесс найма
Посчитать, сколько кандидатов приходит на входе, на каком этапе происходит наибольший отток и как быстро закрываются вакансии в Excel, сложно.
❌ Главная проблема: таблицы не собирают статистику и не предоставляют инструменты для анализа и оптимизации.
Альтернатива ведению найма в Excel
Современная система автоматизации рекрутмента Хантфлоу помогает сократить рутину и закрывать вакансии в срок:
- Все кандидаты и этапы подбора собраны в едином удобном интерфейсе
- Автоматически сохраняется история общения с человеком и обновления статусов
- Можно за секунды найти нужного кандидата в базе даже спустя месяцы
- Инструменты аналитики позволяют оценивать эффективность найма и выявлять проблемы
- Команда работает в одной системе без дублирования и путаницы
Хантфлоу — это не просто база резюме, а полноценная система для автоматизации рекрутмента, которая экономит рекрутерам в среднем 45 рабочих дней в год. Она объединяет вакансии, отклики, задачи и обратную связь от нанимающих руководителей в одном месте, делая процесс найма прозрачным и управляемым.
Миссия Хантфлоу — помочь рекрутерам раскрыть профессиональный потенциал, сосредоточиться на людях, а не на хаосе с резюме, и строить прозрачный, эффективный бизнес-процесс найма.
Михаил Танский,
основатель и генеральный директор Хантфлоу
Автоматизация подбора — это не про моду, а про эффективность. И даже если система стоит денег, она помогает сэкономить главное — ваше время. А значит, вы быстрее закроете вакансии и сможете сосредоточиться на том, что действительно важно, — на людях.
