Чтобы бизнес достигал целей, он должен быть правильно построен. Какие отделы нужны? Будут ли проектные команды или лучше распределить сотрудников по традиционным отделам? Какие роли потребуются? Как выстроить кадровое планирование и технологию работы? Все это лишь часть вопросов, на которые можно найти ответы в рамках организационного дизайна.
Подробнее о том, что такое оргдизайн, из чего он состоит и как им заниматься, мы поговорили с Натальей Красновой — корпоративным тренером, преподавателем ВШЭ и РАНХиГС.
Наталья Краснова, эксперт по оргдизайну, преподаватель ВШЭ и РАНХиГС
Что такое организационный дизайн
Организационный дизайн — это проектирование структуры, процессов, системы управления, принципов взаимодействия и распределения ответственности внутри компании. Он отвечает на вопрос: «Как все должно быть построено внутри, чтобы цели бизнеса достигались?»
Теоретические основы оргдизайна довольно слабые: это не наука, а набор практик. Можно сослаться на книги канадского профессора Генри Минцберга — он считается основоположником организационного дизайна. Но его теория сформировалась еще в 80-х годах прошлого века, а за это время подходы к проектированию бизнеса изменились.
Обычно когда люди говорят об оргдизайне, то в первую очередь подразумевают разработку организационной структуры. Это такая схема с указанием должностей, отделов, департаментов и связей между ними. На самом деле организационный дизайн — это более комплексный процесс, который может состоять из следующих блоков:
- Дизайн бизнес-модели — разработка корпоративной культуры, бизнес-стратегии, подходов к лидерству и стратегии работы с талантами.
- Дизайн операционной модели — определение ролей и метрик, принципов оперативного управления.
- Рабочий дизайн — создание технологии работы и системы мотивации.
- Дизайн работы — кадровое планирование, построение архитектуры работы, дизайн ролей.
- Дизайн оргструктуры.
Кому и когда нужен организационный дизайн
Все компании занимаются теми или иными элементами оргдизайна. Они могут называть этот процесс по-разному: «бизнес-архитектура», «оргразвитие», «управление оргструктурой» — суть не меняется. Даже крошечному стартапу с несколькими сотрудниками в штате стоит задуматься о дизайне. Это поможет предотвратить проблемы на стадии роста, когда она наступит.
Лучше выстроить скелет и уже потом наращивать на нем мышцы, в роли которых выступают сотрудники, чем устроить хаос, а затем пытаться его систематизировать.
Оргдизайн — это стратегический подход к развитию бизнеса, когда вы действуете на опережение, чтобы избежать проблем. Это так же естественно, как включить дальние фары перед поездкой по темной дороге заранее, а не когда машина въехала в дерево.
Например, мы ведем проект по организационному дизайну для татарстанской компании. Начинали работать, когда у них было 20 человек, а за 2 года численность персонала выросла до 500.
Подходы к оргдизайну и тренды
В последние годы актуальность приобретают динамические, гибкие оргструктуры. Они постоянно перестраиваются, адаптируясь к изменениям условий и задач. Если раньше все основывалось на регламентах и жесткой иерархии, то сейчас доминирует инновационный подход с демократизацией, децентрализованным управлением, командами вместо отделов, гибкими виртуальными структурами.
Мои партнеры из компании Betobe провели исследование и собрали общую схему с эволюцией подходов к организационному дизайну:
Какие факторы влияют на оргдизайн
- Стратегия компании.
- Функциональные стратегии (маркетинг, HR, финансы, производство и так далее).
- Структура и уровень централизации управления.
- Численность персонала.
- Количество подразделений.
- Иерархия, связи.
- Гибкость компании.
- Подвижность или неизменность компании.
- Скорость принятия решений.
- Специфика документооборота в компании и в отдельных подразделениях.
- Количество подчиненных на одного руководителя.
- Средний возраст сотрудников.
- Технологии — например, автоматизация и использование искусственного интеллекта могут снижать потребность в персонале начального уровня.
- Политика — массовая релокация, санкции, импортозамещение, изменения в законодательстве.
- Экономические факторы — изменение цен, снижение или повышение платежеспособности населения.
- Социальные факторы — демографическая яма, повышение требований сотрудников к условиям труда, выход на рынок новых поколений кандидатов.
Что может быть результатом организационного дизайна
Результат зависит от цели проекта. Например, на одном проекте мы составляли описание организации с учетом стратегических планов растущего и меняющегося бизнеса. Описание включало:
- организационную модель компании;
- матрицу ответственности за разные сферы;
- стратегию развития каждой функции — HR, IT, финансы и так далее;
- оргструктуру с перечнем полномочий — кто и по каким вопросам принимает решения;
- схемы бизнес-процессов;
- набор критериев эффективности.
С чего начать оргдизайн
Весь процесс можно разделить на 4 шага: диагностика, приоритезация проблем, дорожная карта, внедрение.
Шаг №1: диагностика
Компания — это живой организм. Мы выступаем в роли врача: начинаем с диагностики, чтобы понять, где болит и что нужно менять. У нас есть набор инструментов:
- анализ документов;
- структурированное интервью с сотрудниками;
- фокус-группы;
- анкетирование;
- бенчмаркинг;
- визуализация существующей оргструктуры.
Сначала «измеряем температуру» — то есть собираем метрики для оценки оптимальности структуры. К таким метрикам могут относиться показатели численности сотрудников, производительности труда, расходов на работников и качества персонала.
Но цифры — это не все. Обязательно нужно узнать мнение «пользователей системы» — как обычных сотрудников, так и руководителей. Важно узнать, какие проблемы в оргструктуре, и услышать предложения.
Шаг №2: приоритизация проблем
Затем в зависимости от целей, задач и показателей строим панель управления компанией:
Мы сравниваем реальные результаты с целевыми показателями, чтобы найти проблемные зоны. Их отмечаем при помощи светофора:
- красное — надо решать еще вчера;
- желтое — задачи второй приоритетности;
- зеленое — все хорошо, пока ничего делать не нужно.
Так мы выделяем наиболее приоритетные проблемы, над которыми предстоит работать в рамках организационного дизайна.
Шаг №3: дорожная карта
За каждой выбранной проблемой стоит огромный объем работы. Допустим, мы хотим повышать производительность. Для этого надо понять, как измерять и визуализировать эту производительность, как организовать работу и управлять численностью персонала. Также стоит оценить оргструктуру и систему взаимодействия между ее элементами — вдруг там проблемы, влияющие на производительность.
Если хотим увеличить коэффициент внутренних назначений, придется пересматривать всю систему работы с кадровым резервом.
Шаг №4: внедрение изменений
Чтобы избежать проблем со внедрением, важно на предыдущих этапах привлекать к оргдизайну других сотрудников. Самые неудачные проекты — это кабинетная разработка, когда HR-команда засела, что-то придумала, а потом принесла это всем со словами: «Вот вам новая структура — теперь будем жить так».
Ответная реакция сотрудников очевидна: «Нас не спросили, что-то там выдумали. Сейчас мы найдем 1000 причин, почему это не будет работать. А если и не найдем, то станем молча саботировать нововведения».
Мудрый эйчар сделает эту работу руками и мозгами других сотрудников и топ-менеджеров. Тогда приживаемость новой системы будет стремиться к 100%.
Принципы организационного дизайна
Оргдизайн — не проект, а процесс
Еще недавно можно было спроектировать структуру организации и пару лет спать спокойно. Теперь же скорость изменений резко возросла, поэтому оргдизайном приходится заниматься постоянно.
Советую придерживаться следующих принципов:
- Любая структура временна.
- Оптимальная структура со временем перестает быть оптимальной.
- Идеальной структуры не существует.
- Оргдизайн — не разовый проект, а регулярная деятельность.
Разумная регламентация
Скорость изменений настолько возросла, что процессы могут трансформироваться, пока вы их описываете. Чтобы не заниматься бесполезной деятельностью, лучше разделить процессы на три группы:
- А — нужно регламентировать максимально подробно до уровня пошаговых инструкций «делай раз, делай два, делай три»;
- B — можно регламентировать, если все А-процессы уже описаны;
- С — не надо регламентировать.
Есть четкие критерии, которые позволяют понять, нужно ли регламентировать процесс:
- Проблемность процесса — если все и так хорошо работает, не стоит тратить время на регламентацию.
- Количество сотрудников, задействованных в процессе. Если с процессом работают 3 человека, то можно обойтись без регламентов. А если 100, то лучше все подробно описать.
- Уровень сотрудников, которые работают с процессом. Процессы для линейных сотрудников принято подробно описывать, чтобы не было пространства для самодеятельности. Экспертов же жесткие регламенты только ограничивают.
- Скорость изменений внутри компании.
Опора на самовыдвиженцев
Например, Росатом привлекает сотрудников к проектам через создание команд поддержки изменений (КПИ). Руководство компании обратилось к работникам и предложило им стать движущей силой изменений. Из желающих сформировали команды и распределили их по проектам.
Помимо упрощения внедрения, это еще и большая помощь эйчарам, которых часто просто не хватает на все задачи.
Начинать с бардака — это нормально
Практически все начинают с бардака. Обычно на первом этапе работы над оргдизайном бизнес напоминает сеть феодальных княжеств, где каждый феодал делает, что хочет. А выгоду получает тот, кто первым забежал в кабинет директора.
На следующей стадии появляется кросс-функциональное взаимодействие, опросы сотрудников и обмен мнениями. Далее происходит стандартизация и регламентация процессов, ужесточение структуры работы. Наконец компания приходит к гибкому подходу с продуктовыми командами, проектами и виртуальными структурами вроде комитетов и советов.
Организационная эффективность
Организационная эффективность — это то, насколько бизнес достигает своих целей. И оргдизайн нужен не сам по себе, а чтобы обеспечить высокую организационную эффективность. По сути, он должен давать ответ на вопрос: «Как все должно быть устроено, что целевые показатели достигались?»
Оценивать организационную эффективность можно с помощью все той же приборной панели со светофорными индикаторами. Если красных сигналов нет и в основном все зеленое, можно считать, что оргдизайн проводится качественно. Но расслабляться не стоит: зеленый цвет одних показателей способен стать красным, пока вы работаете над другими. А бизнес-задачи и цели трансформируются под воздействием внешних и внутренних факторов.
Как можно подробнее изучить организационный дизайн
Оргдизайн — практическое, а не теоретическое направление, которое активно развивается. Поэтому нужно держать руку на пульсе, изучать свежие кейсы, практики и инструменты. В этом помогут курсы, но их пока не так много.
Могу посоветовать курсы «Директор по организационному развитию» от topcareer и «Оргструктура компании: дизайн и внедрение» от Mike Pritula Academy. Также ВШЭ планирует запустить программу MBA для C&B-специалистов с блоком про оргдизайн — уточняйте информацию.
Выводы
- Организационный дизайн — это проектирование структуры, процессов, систем управления и взаимодействия внутри компании, направленное на достижение бизнес-целей.
- Оргдизайн нужен компаниям любых размеров и на любых стадиях развития. Чем раньше вы начнете им заниматься, тем лучше: эффективнее предотвращать пожары, чем их тушить.
- Не существует стандартизированного документа, который всегда должен получаться в результате оргдизайна. Все зависит от целей: в одном случае это может быть схема с огрструктурой и описанием бизнес-процессов, во втором — обновленные функциональные политики, в третьем — что-то еще.
- Оргдизайн состоит из следующих блоков:
- дизайн бизнес-модели,
- дизайн операционной модели,
- рабочий дизайн,
- дизайн работы,
- проектирование оргструктуры.
- Организационный дизайн компании всегда начинается с диагностики. Нужно не только изучить показатели для оценки организационной эффективности, но и провести интервью с сотрудниками.
- Затем необходимо сформировать «приборную панель управления», где будут бизнес-цели, задачи, показатели. Проблемные зоны, где целевые показатели сильно отстают от реальных, надо выделить красным цветом и взять в работу как можно быстрее.
- Привлекайте к оргдизайну других сотрудников компании: классные проекты не делаются в одиночку. Так вы упростите себе жизнь на этапе внедрения.
- Оргдизайн — это не разовый проект, а постоянный процесс. Не надейтесь, что единожды спроектированная система останется неизменной навеки.
- Не все процессы нужно регламентировать — не делайте лишнюю работу.
- Не бойтесь бардака на первых порах, с этого все начинают.
