Что такое КЭДО и как внедрить его в компании

Представьте, что кадровику больше не нужно бегать за сотрудниками с графиком отпусков и заманивать их в кабинет, чтобы подписать очередной приказ. Документооборот с удаленными работниками не растягивается на месяцы и проходит без участия почты и курьеров. Сотрудники довольны, а трудовая инспекция без возражений принимает документы. Это не сон, это кадровый электронный документооборот — КЭДО.

Руководитель отдела кадрового делопроизводства в Selectel Ольга Коробцова объяснила редакции Журнала Хантфлоу, что такое КЭДО, как он устроен, а также рассказала о внедрении электронного документооборота в своей компании.

Что такое КЭДО и как он работает

КЭДО — это система, в которой сотрудники и работодатель подписывают кадровые документы электронной подписью. Порядок ведения кадрового электронного документооборота регулируют статьи 22.1, 22.2, 22.3 Трудового кодекса. 

Со стороны работодателя документы подписывает руководитель компании или уполномоченный им сотрудник (ч. 6 ст. 20 ТК РФ). Например, директор может передать такое право кадровику, издав соответствующий приказ и оформив доверенность. В таком случае схема подписания выглядит так:

В Selectel другая схема: кадровик формирует документ и отправляет его руководителю, ответственному за подписание. Затем документ уходит сотруднику. 

Плюсы КЭДО

👍 Упрощает кадровое делопроизводство. Чтобы получить подписанный оригинал документа от дистанционного сотрудника, нужно пройти целый квест. Сначала кадровик готовит документы и подписывает их у руководителя. Потом отправляет документы работнику — он должен их получить, тоже подписать и выслать обратно. А если посылка потеряется в пути, нужно начинать все по новой. С КЭДО таких проблем нет, и процесс проходит значительно быстрее. 

👍 Можно быстро подписывать массовые документы. Чтобы ознакомить с графиком отпусков 700 сотрудников, раньше кадровикам нужно было потратить много времени и сил. В КЭДО это можно сделать всего за несколько дней.

👍 Экономит время кадровиков. Благодаря КЭДО специалисты по КДП меньше работают с бумажными документами: не формируют личные дела и архив. Освободившееся время они могут посвящать более важным и интересным задачам. 
👍 Делает КДП прозрачнее. В КЭДО невозможно подписать документы задним числом. Это дисциплинирует сотрудников вовремя присылать заявления, а кадровиков — своевременно все оформлять.

Минусы КЭДО

👎 Для работы в системе нужен компьютер или смартфон. Некоторые сотрудники не владеют такой техникой, поэтому документооборот с ними придется оставить на бумаге.

👎 Дополнительные затраты — на покупку готовой системы электронного кадрового документооборота или создание собственной, а также на выпуск электронных подписей. 

Обязательно ли внедрять систему КЭДО в 2025 году

Каждая компания сама решает, переходить на КЭДО или нет. По закону у вас есть выбор: вести кадровый документооборот на бумаге, в электронной форме или в смешанном формате.

Почему Selectel выбрал кадровый ЭДО:

• Пандемия показала, насколько важно иметь возможность подписывать документы с сотрудниками удаленно
• В ТК РФ появился специальный раздел «‎Электронный документооборот в сфере трудовых отношений»
• Возросло количество дистанционных сотрудников
• Была необходимость оптимизировать кадровый документооборот между офисами в Москве и Санкт-Петербурге
• Нужно поддерживать статус технологической компании, которая использует современные решения во всех направлениях деятельности

О переходе на КЭДО стоит задуматься компаниям с филиалами в разных городах и распределенными командами.

Какие документы можно подписывать в КЭДО

В КЭДО можно подписывать следующие документы:

• Трудовой договор
• Личная карточка сотрудника
• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение об оплате труда
• График отпусков
• Согласие сотрудников на обработку персональных данных
• Положение о персональных данных
• Табель учета рабочего времени

Это примерный список документов, на практике их больше. Поэтому важно учитывать документы, которые могут быть подписаны только на бумаге, и действовать методом исключения.

На что не распространили ЭДО в кадровой сфере

К документам, которые по закону должны остаться на бумаге (ч. 3. ст. 22.1 ТК РФ), относятся:

• Трудовые книжки
• Акты о несчастном случае на производстве
• Приказы об увольнении офисных сотрудников
• Инструктажи по охране труда

Дистанционных работников можно ознакомить с приказом об увольнении онлайн в КЭДО. Но в течение трех рабочих дней работодатель должен направить бумажную копию документа по почте (ч. 3 ст. 312.8. ТК РФ). 

Как перейти на кадровый ЭДО

Чтобы соблюсти требования Трудового кодекса, переход на КЭДО нужно спланировать. Далее расскажем, как этот процесс был организован в Selectel.

Этап 1: выбрать вид КЭДО

Есть два варианта, как вести КЭДО: 

• Воспользоваться бесплатной цифровой платформой «Работа в России‎»
• Работать в своей системе, которую вы купили или разработали

Этап 2: выбрать информационную систему КЭДО

При выборе КЭДО Ольга Коробцова рекомендует обращать внимание на такие критерии: 

Под эти требования подошел HRlink. 

Этап 3: протестировать систему КЭДО

«Специалисты HRlink дали демодоступ в систему, чтобы мы могли протестировать ее перед полномасштабным запуском. В группу тестирования входили кадровики и специалисты по информационной безопасности», — отмечает ‎Ольга Коробцова, руководитель отдела кадрового делопроизводства в Selectel.

Кадровики должны были:

• Проверить удобство интерфейса
• Настроить маршруты согласований
• Протестировать выпуск электронных подписей
• Доработать шаблоны документов

Специалисты по информационной безопасности проверяли, насколько легко проникнуть в систему. В итоге они решили сделать ее менее мобильной, но зато более закрытой и защищенной.

Этап 4: настроить интеграции 

Чтобы не тратить время на перенос данных между двумя системами, Selectel воспользовались интеграцией HRlink с 1С:ЗУП. На стороне HRlink все было уже готово, разработчикам Selectel оставалось только подключить и протестировать синхронизацию.

Кадровики Selectel могут создать документ в 1С и одним кликом отправить его на подпись в систему КЭДО. Также в 1С:ЗУП хранятся данные о работниках: ФИО, дата рождения, адрес, СНИЛС, номер телефона и имейл. Интеграция позволяет автоматически подгружать эту информацию в личные кабинеты сотрудников в HRlink.

С помощью API можно интегрировать систему автоматизации рекрутмента Хантфлоу с 1С и КЭДО, объединив все сервисы в автоматизированный контур. Посмотрите, как это работает, на бесплатном демо Хантфлоу.

Этап 5: подготовить документы и уведомить сотрудников

Для перехода на КЭДО нужно оформить документы. С каждым из них сотрудник должен ознакомиться и согласиться, подтвердив это собственноручной подписью. 

📄 Положение об электронном документообороте. В нем нужно прописать, как будет реализован кадровый ЭДО:

• План перехода на электронный кадровый документооборот
• Порядок проведения инструктажа по работе в системе
• Сроки подписания документов
• Случаи, когда возможно оформление документов на бумаге

📄  Приказ об электронном документообороте с указанием:

• Названия системы КЭДО
• Порядка доступа в систему
• Документов, которые будут подписываться в электронной форме
• Сотрудников, на которых распространяется КЭДО
• Срока уведомления сотрудников о переходе на КЭДО
• Даты перехода на КЭДО — не раньше срока уведомления работников

📥 Скачать образец приказа о введении кадрового электронного документооборота в организации

📄 Уведомление сотрудников о переходе на КЭДО. Закон не устанавливает содержание документа, но эксперт советует прописать:

• Какие документы будут подписываться в КЭДО
• В какой системе будут работать сотрудники
• Дату перехода на КЭДО
• Как сотрудники получат доступ в систему
• Как сотрудники могут согласиться с переходом на КЭДО

📥 Скачать образец уведомления о переходе на КЭДО

📄 Согласие сотрудников на переход на КЭДО. Документ может дублировать содержание уведомления, но еще в него важно включить согласие на передачу персональных данных — понадобится для выпуска электронной подписи и создания личного кабинета сотрудника. 

Документ должны подписать все штатные сотрудники, которые согласны работать в КЭДО. Если сотрудник устроился в компанию после 31 декабря 2021 года и до этого нигде не работал, его согласие не нужно (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ): законодатель дает право по умолчанию вести с ним документооборот в электронной форме. Но в Selectel дают выбор всем — подписывать документы на бумаге или онлайн.

Этап 6: выдать доступ к системе

Чтобы сотрудник мог пользоваться КЭДО, ему нужно авторизоваться в личном кабинете информационной системы по ссылке из письма-приглашения, а затем получить электронную подпись. 

Как подписывать документы в КЭДО и какие электронные подписи нужны

Документы подписываются в КЭДО с помощью электронных подписей. Подписи бывают трех видов. Каждая подходит для подписания определенных документов.

Оптимальная подпись для работодателя — усиленная квалифицированная. Такую подпись стоит выпустить всем сотрудникам, которые вправе подписывать кадровые документы от лица компании. 

Универсальный вариант для сотрудников — усиленная неквалифицированная подпись. С ее помощью можно подписывать все кадровые документы.

Подписи выпускают удостоверяющие центры. Обычно сервисы КЭДО заключают с ними партнерские соглашения, чтобы клиенты оформляли все в одной системе. Неквалифицированную подпись можно получить онлайн, а вот за квалифицированной придется идти в удостоверяющий центр. 

Расходы на выпуск подписи сотрудника несет работодатель (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ). Итоговая стоимость зависит от количества людей, подключенных к КЭДО.

Электронные подписи действуют один год, потом их нужно продлевать за дополнительную плату. Если сотрудник уволится, подпись нужно отозвать. 

Как подготовить команду к переходу на КЭДО

Для сотрудников Selectel переход на кадровый ЭДО был ожидаемым. Но несмотря на это, команде все равно помогали разобраться в новом процессе. 

По словам Ольги, после запуска КЭДО в Selectel регулярно проводят опросы сотрудников, чтобы выяснить, все ли их устраивает. У компании нет стандартного списка вопросов, обычно он меняется в зависимости от того, что нужно выяснить. Но чаще всего спрашивают следующее:

1. Довольны ли вы переходом на КЭДО?
2. Удобно ли вам работать в HRlink?
3. С какими сложностями сталкиваетесь, когда подписываете документы в HRlink?
4. Что хотели бы улучшить в HRlink?

По данным опроса, 99,6% сотрудников Selectel довольны переходом на КЭДО.

Как работать с возражениями сотрудников

После анонса 90% сотрудников Selectel были готовы перейти на КЭДО. Несогласные разделились на три категории:

• Переживающие за сохранность персональных данных
• Тяжело принимающие новое
• Не владеющие смартфонами или компьютерами

Сотрудники, которые опасались за персональные данные. Мы рассказали коллегам о том, как работает HRlink, а специалисты по информационной безопасности объяснили, какие меры они внедрили для дополнительной защиты данных. Это помогло донести до сотрудников, что система КЭДО проверенная и надежная.

Сотрудники, которым тяжело принимать новое. Их удалось убедить благодаря отзывам коллег, которые уже перешли на КЭДО. Они рассказали сомневающимся, как теперь удобно и быстро подписывают документы, которые потом не теряются дома, а хранятся в личном кабинете.

Сотрудники без компьютеров или смартфонов. Selectel были готовы к тому, что не все перейдут на КЭДО, поэтому сразу решили вести смешанный документооборот. Никого не принуждают: если человек предпочитает бумажные документы, то так с ним и работают. 

На момент 2022 года к КЭДО в Selectel были не подключены сотрудники, которым для работы не нужен компьютер или смартфон, таких меньше 1%. Им удобнее подписывать документы вживую, поэтому КДП с ними оставили на бумаге. Также не переводили на КЭДО сотрудников в декрете — сделают это, когда они выйдут на работу.  

Поможем автоматизировать наем сотрудников

Система автоматизации рекрутмента Хантфлоу помогает закрывать вакансии в срок благодаря ускорению рутины найма и выявлению проблем в процессе подбора. Сервис поможет определить неэффективные каналы поиска специалистов, а также этапы, из-за которых вакансии не закрываются вовремя.

Правдивые результаты компаний, внедривших Хантфлоу:

• Рекрутеры ЭкоНивы-АПК экономят два рабочих часа каждый день
• Dodo Brands автоматизировали работу с резюме и быстрее находят кандидатов
• Рекрутеры PERI закрывают вакансии на треть быстрее

Хантфлоу подходит компаниям и с одним рекрутером, и с несколькими отделами подбора. Сохраняйте резюме в единую базу, пишите кандидатам и назначайте собеседования в популярных видеосервисах, не выходя из системы. Более 20 готовых отчетов помогут найти скрытые проблемы в подборе и оценивать его качество.

Хотите увидеть, как это будет работать на практике в вашей компании? Оставьте заявку, и наш эксперт расскажет, как Хантфлоу поможет ускорить наем даже на сложные позиции ⬇️