Как проходит день директора по корпоративной культуре компании Островок

Полина Лаптева — директор по корпоративной культуре сервиса онлайн-бронирования отелей и апартаментов Островок. Ее рабочий день наполнен множеством задач: управление командой, организация мероприятий, обсуждение и запуск новых инициатив. 

Чтобы все успевать и не выгорать, у Полины есть собственные правила — они помогают сохранять баланс, поддерживать фокус и оставаться в ресурсе даже при напряженном графике.

В своем личном дневнике, подготовленном специально для Журнала Хантфлоу, Полина делится этими приемами, а также — откровенными наблюдениями, рабочими лайфхаками и закулисьем жизни корпоративной культуры.

7:30 — подъем и прогулка с собакой в лесу

Просыпаюсь не от будильника, а от звуков собачьих лап, топающих по полу. Мой пес Честер умеет мягко, но настойчиво будить — он подбегает ко мне, ворчит и требует внимания. Без утреннего ритуала «почесушек» не встаю — это святое 🙂

Делаю кофе в термосе и мы с Честером собираемся на прогулку. Живем за городом, в 10 минутах от леса, поэтому по утрам часто ездим туда на машине. 

Прогулка по лесу и приятный сосновый воздух — лучший старт дня для меня. 

8:30 — завтрак и подготовка к рабочему дню

Нагулявшись по лесу, приходит классное настроение и хороший аппетит. К нам обоим 🙂 Мы возвращаемся домой, я мою Честеру лапы и завтракаем.

Хотя я работаю удаленно, никогда не сижу в пижаме и не открываю ноутбук из кровати. Каждое утро собираюсь так, будто еду в офис: делаю макияж, подбираю одежду. Это помогает быстро включиться в рабочий ритм и держать фокус в течение дня. 

А еще у нас в команде есть правило — на всех встречах принято включать камеры. Это помогает сохранять ощущение живого общения, даже если все мы — в разных городах.

Я руковожу командой культуры из 15 человек. В нее входит отдел внутренних коммуникаций, офисная команда и с недавнего времени — команда нашей корпоративной школы английского. В сфере туризма сложно расти без отличного знания английского языка, поэтому Островок поддерживает его изучение: мы организуем регулярные групповые занятия с сотрудниками и разговорные клубы.

9:15–10:00 — планирую день

Время до 10 утра для меня фокусное. Я читаю рабочие сообщения, составляю план на день в блокноте. Да, я из тех, кто обожает писать от руки — несмотря на наличие таск-менеджеров и календарей. Мне важен сам процесс: рисовать схемы, составлять списки, раскладывать все по полочкам.

Это мой способ «выгрузить» информацию и снизить тревожность — так не нужно держать все в голове. И, конечно, особое удовольствие — ставить галочки рядом с выполненными задачами.

Попутно зажигаю свечи — когда на улице серо, они добавляют уюта. Сегодня мой день как никогда насыщен встречами — поэтому важно настроиться на спокойную, но продуктивную волну.

10:00 — участвую во встрече по созданию интернет-магазина корпоративного мерча 

Начинается череда созвонов. Первый — с тимлидом и продактом нашей внутренней платформы. В корпоративном интранете собрано все, что нужно для работы: 

• Личные страницы сотрудников
• Онбординг для новичков
• Портал для руководителей
• Сервис благодарностей 
• Возможность поделиться корпоративными скидками или порекомендовать друга на вакансию

Сегодня обсуждаем запуск магазина мерча прямо в интранете. Обычно мы дарим мерч за участие в активностях, конкурсах и мероприятиях. Теперь хотим, чтобы сотрудники могли сами выбирать подарки. Для этого планируем внедрить балльную систему: баллы будут начисляться за участие в жизни компании и внутренние инициативы. Это не только про заботу и мотивацию, но и про удобство — автоматизация упростит процессы выдачи и доставки.

У команды разработки плотный бэклог, но мы стараемся регулярно находить место для проектов, которые развивают корпоративную культуру. Это то, что я особенно ценю в Островке: здесь всем — от сотрудников до топов — не все равно.

Культура — это такой «секретный соус», причина, по которой люди приходят и остаются. И если спросить у любого нашего сотрудника: «Что самое классное в компании?» — с большой вероятностью услышите: «Команда».

Мы, как команда культуры, искренне стараемся, чтобы всем было хорошо: чтобы ценности сотрудников совпадали и чтобы мы чувствовали себя настоящей командой — даже если между нами расстояния и часовые пояса. 

11:00 — участвую во встрече 1-1 с руководителем

Сегодня — пятница. В этот день я обычно созваниваюсь с руководителем — мы обсуждаем статусы по задачам и долгосрочные планы. 

Сегодня показываю свое видение развития отдела корпоративной школы английского. Он неслучайно стал частью команды культуры — для нас изучение языка тесно связано с пониманием межкультурных особенностей. Как тревел-компания мы работаем с партнерами по всему миру, и важно не просто говорить на английском, но и чувствовать контекст общения.

В ближайший год хочу превратить школу в Лабораторию языка и культуры. Это будет пространство для экспериментов: воркшопы по межкультурной коммуникации, курсы по эффективному деловому общению, сообщества по интересам, программы, ориентированные на бизнес-задачи.

Хочется, чтобы коллеги не просто учили язык, а развивали гибкость мышления, умение понимать других и говорить — в любой стране, на любом уровне. А название «Лаборатория» говорит о нашем подходе: пробовать, сочетать, творить. 

12:00 — участвую во встрече с командой интранета

В полдень созваниваемся с командой интранета. На встрече присутствуют руководитель отдела кадров, глава рекрутмента, руководитель перформанс менеджмента, руководитель группы HR BP. Обсуждаем статус и приоритеты по запущенным проектам. 

Последний год команда интранета фокусируется на автоматизации HR-процессов — чтобы минимизировать рутину и помогать менеджерам работать быстрее и увереннее. Например, в прошлом году мы запустили портал для управленцев: теперь заявки на переводы, повышения, изменения роли и зарплаты можно подать в пару кликов. Также видна вся история изменений в команде. 

В этом году масштаб только растет:

• Мы проводим перформанс ревью более чем для 700 сотрудников
• Поддерживаем переход компании на новую оргструктуру
• Внедряем систему индивидуальных целей
• Запускаем инструменты для бюджетирования HR-решений 

Это большой и важный пласт нашей работы, который помогает HR-функции становиться зрелой и по-настоящему полезной для бизнеса. 

13:00 — обедаю

Каким бы загруженным не был день, я всегда оставляю слот для обеда. Считаю это важнейшим правилом на удаленке. Когда работаешь из дома, границы между личным и рабочим легко размываются — то сложно начать день вовремя, то еще труднее вовремя остановиться. Мне помогает держать баланс четкое расписание, дисциплина и, конечно, собака. 

Часто слышу, как люди жалуются, что не успевают поесть из-за встреч, но при этом сами не оставляют себе времени в календаре. Это тоже про уважение к себе. 

Готовлю что-то простое за 20 минут и параллельно включаю сериал на английском — это помогает не забывать язык. Английский мне нужен для работы и жизни — я много путешествую и руковожу корпоративной школой английского. Сейчас пересматриваю «Эмили в Париже» — это guilty pleasure!

Я обожаю языки: училась на инязе, как вся моя семья, работала в американской сети отелей Best Western и была заместительницей директора круизов на теплоходе с иностранными гостями. Кроме английского учила итальянский — и теперь подумываю устроить воркейшн из Италии. Это подразумевает работу в тех местах, где люди обычно отдыхают. 

После обеда за кофе разбираю сообщения в мессенджерах, которые скопились за время утренних созвонов.

14:00 — провожу ревью сотрудников

Выделяю время на перформанс ревью своих сотрудников. Раньше в компании не было единого процесса оценки, у каждого менеджера был свой подход и инструменты. В этом году мы автоматизировали этот процесс и впервые провели его внутри корпоративного интранета. Теперь все хранится в системе — можно возвращаться к информации и, основываясь на этом, создавать персональные планы развития. 

Коллеги уже прошли самооценку, теперь мяч на моей стороне: ставлю оценки по ключевым компетенциям, выполненным задачам и потенциалу развития.

15:30 — встречаюсь с руководителем по стратегии, HRD и руководителем функции HR BP

Обсуждаем, как качественно информировать команду об изменениях — в частности, о переходе компании на формат бизнес-юнитов. Мы верим, что юнитизация поможет нам работать эффективнее и быстрее адаптироваться к постоянным мировым изменениям. 

Вот что даст переход на бизнес-юниты:

• Больше фокуса на важных вещах, меньше путаницы в сложных структурах
• Прозрачность в цифрах: каждый юнит будет видеть свои доходы и расходы
• Самостоятельность в принятии решений и управлении ресурсами
• Ускорение процессов и расстановка четких приоритетов

Одна из ключевых ценностей нашей компании — прозрачность. Островок открыто  делится с сотрудниками внутренней информацией, которая в других компаниях может считаться конфиденциальной. Это помогает принимать верные решения и укреплять доверие. Поэтому про бизнес-юнитизацию нам важно рассказывать своевременно и честно.  

16:00 — участвую во встрече HR-лидов

С HR-лидами синхронизируемся по итогам двух недель: рассказываем об обновлении статусов задач, делимся сложностями, иногда и забавными моментами. Например, у нас есть внутренний мем: на одной из общих встреч кто-то не выключил микрофон и сказал кому-то из близких «положи нож на стол». С тех пор нож — один из самых популярных эмодзи в наших чатах. Иногда болтаем и о личном — планах на выходные, отпусках и свежих тревел-находках. 

Сегодня делюсь результатами своего подразделения за две недели и анонсами культурных активностей на квартал:

• Впервые проводим Fuckup Night — встречу, где коллеги делятся профессиональными неудачами и своими выводами. Это наш шаг к более честной и открытой культуре: в прошлом году мы провели исследование и увидели, что активно говорим об успехах, но почти не обсуждаем факапы
• Весной запускаем спортивный челлендж по шагам. Будем объединяться в команды, шагать километры и «путешествовать» по миру. Лучшие получат мерч, участники — ачивки в интранете
• Обновляем формат онбординговых встреч с участием CEO. Обычно он приходит поприветствовать новичков, а теперь мы хотим добавить больше интерактива и вовлечения — чтобы знакомство с культурой компании было не только полезным, но и запоминающимся

16:30 — иду на презентацию ребрендинга Островок B2B

Ухожу с предыдущей встречи чуть раньше. У нас важное событие: презентация нового визуального образа Островок B2B — платформы для бронирования отелей и билетов для профессионалов туриндустрии. 

Мы готовились к мероприятию почти месяц вместе с командой маркетинга и бренд-дизайна. Такой формат нам уже знаком: похожее событие делали для Островка — нашего сервиса для самостоятельных путешественников, поэтому в этот раз команда чувствует себя увереннее. У нас всегда есть четкий план со сроками, задачами и ответственными — в такие моменты он особенно выручает.

Мероприятие проходит в двух форматах — онлайн и офлайн, и оба готовила моя команда. Онлайн включает квиз для знатоков истории бренда и презентацию обновленного дизайна. Офлайн — это уютная фотозона, шампанское и теплое общение, где можно вспомнить яркие истории и поворотные моменты развития Островок B2B.

Онлайн-встречу ведет моя коллега — для нее это первый большой публичный выход, и мне важно быть рядом и поддержать, пусть и в зуме.  

18:00 — оформляю дэй-офф

Онлайн-часть завершается, офис идет праздновать офлайн, а я оформляю Day Off — день, который каждый сотрудник может взять раз в квартал на личные дела.

В понедельник у меня начинается воркейшн — буду работать из загородного отеля и параллельно перезагружаться. Через Островок с корпоративной скидкой бронирую отель, где можно жить с собакой.

Казалось бы, я и так живу за городом и работаю из дома, но воркейшн — это совсем другое. Смена обстановки помогает смотреть на задачи свежим взглядом, быстрее включаться в работу и находить нестандартные решения. Плюс отпадает бытовая рутина вроде готовки и уборки — остаются только работа и отдых.

А еще я всегда тестирую наш продукт как пользователь — после поездки обязательно оставлю отзыв об отеле.

Самый классный лайфхак — объединять воркейшн с выходными и Day Off, тогда отдых действительно ощущается. Именно поэтому я его и беру.

18:30 — вечерняя прогулка с собакой

Бежим гулять. На улице уже вечер, самое время выдохнуть и проветрить голову.

Почти всегда после прогулки я еще немного дорабатываю — в мессенджерах тишина, и можно спокойно закрыть пару задач. Но сегодня пятница, и, пожалуй, можно все отпустить — мы хорошо потрудились и классно провели мероприятие, к которому готовились всю неделю и заслужили отдых. 

Сегодня день был насыщен встречами — так у меня не всегда. Например, четверг у нас с коллегами  — тихий день, в который мы стараемся посвятить время проектной работе и не ставим встречи.

20:15 — еду на танцы

Выезжаю в город — у меня занятие по танцам. Стараюсь не пропускать: это и спорт, и хобби, и отличный способ расслабиться. Пока учу новую хореографию — про работу не думаю совсем.

22:30 — вечерний релакс

Возвращаюсь домой к соскучившейся собаке. Рядом с кроватью лежат книги — читаю хотя бы пару страниц перед сном. Иногда это художественная литература или же что-то из бизнес-тематики — например, книги о корпоративной культуре разных компаний или статьи из Harvard Business Review. Бывает, читаю об уходе за собаками и общении с ними — таких книг у меня тоже очень много.

Ставлю через колонку расслабляющую музыку на 10 минут и будильник на утро. Завтра меня разбудит Агутин — его «Аэропорты» мы в команде шутливо считаем неофициальным гимном компании.

23:00 — ложусь спать

Засыпаю около 23:00 с предвкушением активных и насыщенных выходных. Завтра я побуду туристом в собственном городе — Нижнем Новгороде. 

Пойду на экскурсию в Заповедные кварталы — это 35 сохранившихся деревянных исторических домов в центре города, в том числе 28 объектов культурного наследия. Планирую пообедать с подругами в новом ресторане, сходить на тренировку по пилатесу на реформере и, конечно, буду много гулять с собакой. 

Уже 10 лет помогаем освобождать время HR-команды на стратегические задачи

Строить сильную корпоративную культуру невозможно, если команда поглощена рутиной. Компании Островок разгрузить рекрутеров помогла система автоматизации рекрутмента Хантфлоу. Благодаря ей удалось освободить 25% рабочего времени и направить ресурсы туда, где они действительно важны: в развитие команды и культуры.

Правдивые результаты других компаний, внедривших Хантфлоу:

• Dodo Brands автоматизировали работу с резюме и быстрее находят кандидатов
• Aitu Dala стала закрывать в два раза больше вакансий за то же время и сэкономила рекрутерам 90% времени
• Logos Group ускорил получение заявок на подбор от заказчиков в 5 раз

Хантфлоу подходит компаниям и с одним рекрутером, и с несколькими отделами подбора. Сохраняйте резюме в единую базу, пишите кандидатам и назначайте собеседования в популярных видеосервисах, не выходя из системы. Более 20 готовых отчетов помогут находить скрытые проблемы в подборе и оценивать его качество.